CUADROS ABANTO, MARIO HERGEINS MG. PEZO MELÉNDEZ, RONAL UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD “EL PROCESO CONTABLE DE LOS GASTOS DE RENDICIONES DE VIÁTICOS EN LA EMPRESA INSPECTORATE SERVICES PERÚ S.A.C.” TRABAJO DE SUFICIENCIA PROFESIONAL PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO AUTOR: MARIO HERGEINS, CUADROS ABANTO Callao, 2023 PERÚ “EL PROCESO CONTABLE DE LOS GASTOS DE RENDICIONES DE VIÁTICOS EN LA EMPRESA INSPECTORATE SERVICES PERÚ S.A.C.” MARIO HERGEINS, CUADROS ABANTO HOJA DE REFERENCIA DEL JURADO Y APROBACIÓN MIEMBROS DEL JURADO: - MG. ROGELIO CESAR, CACEDA AYLLÓN - LUIS ENRIQUE, VERASTEGUI MATTOS - LUIS EDUARDO, ROMERO DUEÑEZ - EFRAIN PABLO, DE LA CRUZ GAONA PRESIDENTE SECRETARIO MIEMBRO VOCAL MIEMBRO SUPLENTE ASESOR: MG. PEZO MELÉNDEZ, RONAL N° DE LIBRO: 001 N° DE FOLIO: 003 ACTA DE SUSTENTACIÓN: 006-2023-01 FECHA DE APROBACIÓN DEL TRABAJO DE SUFIENCIA PROFESIONAL: 10 DE JUNIO DEL 2023 RESOLUCIÓN DE SUSTENTACIÓN: N°211-2023-CFCC/TR-DS FECHA DE RESOLUCIÓN PARA SUSTENTACIÓN: 07 DE JUNIO DEL 2023 DEDICATORIA A mis amados padres. A mi hermano mayor que me cuida desde el cielo. A mis hermanos que son mi soporte en la vida y mis ejemplos a seguir. AGRADECIMIENTO Agradezco al Coordinador de Ciclo Taller por la Modalidad de Exposición del Informe de Trabajo de Suficiencia Profesional Mg. C.P.C. Walter Huertas Niquen, por su comprensión, disposición y paciencia en todo el proceso del Ciclo Taller. Al asesor Mg. Ronal Pezo Meléndez por el apoyo durante todo el proceso de la elaboración del informe de trabajo de suficiencia profesional. A la Universidad Nacional del Callao, a la Facultad de Ciencias Contables y a los profesores del Ciclo Taller por brindarme conocimientos y poder encaminar a concluir el informe de trabajo de suficiencia profesional. 1 ÍNDICE DE CONTENIDO ÍNDICE DE CONTENIDO ................................................................................... 1 ÍNDICE DE TABLAS .......................................................................................... 3 ÍNDICE DE FIGURAS ......................................................................................... 4 INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 5 I. ASPECTOS GENERALES ........................................................................... 6 1.1. Objetivos. ................................................................................................................................ 6 1.1.1. Objetivo General. ......................................................................................................... 6 1.1.2. Objetivos Específicos. ................................................................................................... 6 1.2. Organización de la Empresa o Institución. .......................................................................... 7 1.2.1. Descripción de la Empresa. ........................................................................................... 7 II. FUNDAMENTACIÓN DE LA EXPERIENCIA PROFESIONAL .................. 14 2.1. Marco Teórico. ..................................................................................................................... 14 2.1.1. Antecedentes Internacionales. ................................................................................... 14 2.1.2. Antecedentes Nacionales. .......................................................................................... 17 2.1.3. Marco Conceptual. ..................................................................................................... 19 2.1.4. Marco Legal. ............................................................................................................... 23 2.1.5. Definición de Términos Básicos. .................................................................................. 25 2.2. Descripción de Actividades Realizadas. ............................................................................ 28 2.2.1. Inspectorate Services Perú S.A.C. ................................................................................ 28 2.2.2. Electro Dunas S.A.A. ................................................................................................... 47 III. APORTES REALIZADOS .......................................................................... 54 3.1. Aportes Realizados en la Empresa en el Área Contable.................................................. 54 3.1.1. Elaboración del Reporte en Formato Microsoft Excel de “Control de Recepción de Rendiciones de Viáticos”. ............................................................................................ 54 3.1.2. Participación en el Cambio del Sistema Contable - ERP. .............................................. 56 3.1.3. Capacitación del Personal Entrante al Área de Contabilidad. ....................................... 58 3.1.4. Mejoramiento en el Proceso de los Reembolsos Semanales Provenientes de las Rendiciones de Viáticos. ............................................................................................. 59 2 IV. DISCUSIÓN Y CONCLUSIONES ............................................................... 61 V. RECOMENDACIONES............................................................................... 63 VI. BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................... 64 ANEXOS ........................................................................................................... 67 3 ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 Relación de colaboradores que solicitan viáticos mensualmente del Área de Metales & Minerales .............................................................................................. 29 Tabla 2 Tasa de retención del IGV .................................................................................... 33 Tabla 3 Gasto diario de movilidad por colaborador ......................................................... 35 Tabla 4 Relación de las clases o elementos que conforman la estructura del plan de cuentas del Grupo bureau Veritas ....................................................................... 38 Tabla 5 Relación de centros de costo de Inspectorate Services Perú S.A.C. ............... 39 Tabla 6 Relación de contratos de proyectos del área de Metales & Minerales ............ 40 4 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 Sala de recepción de la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. .............7 Figura 2 Domicilio legal de la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. ...................8 Figura 3 Organigrama del Dpto. de Contabilidad ............................................................ 10 Figura 4 Organigrama del Gerencia de Administración y finanzas ............................... 11 Figura 5 Organigrama de la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. ................... 12 Figura 6 Flujograma del proceso de rendiciones de viáticos ......................................... 13 Figura 7 Formato de Rendición de Viáticos..................................................................... 31 Figura 8 Funcionamiento del SPOT en la prestación de servicios ................................ 34 Figura 9 Asiento contable de una rendición de viáticos ................................................. 37 Figura 10 Movimientos bancarios del BCP de Inspectorate Services Perú S.A.C. ....... 41 Figura 11 Formato de reembolsos por rendiciones de viáticos ....................................... 42 Figura 12 Formato de descuentos de haberes por tener pendientes en rendiciones de viáticos ................................................................................................................. 43 Figura 13 Hoja de cálculo para el análisis de la cuenta puente 474000 ......................... 44 Figura 14 Formato de constancia de adeudo cero ........................................................... 45 Figura 15 Archivo de apoyo para capacitación del personal en formato Microsoft PowerPoint .......................................................................................................... 46 Figura 16 Asiento contable por la facturación de venta generada por la distribución de energía ................................................................................................................. 48 Figura 17 Asiento contable por el recupero cobranza dudosa......................................... 49 Figura 18 Formato del Informe de Gestión Mensual (IGM) .............................................. 50 Figura 19 Formato de Arque de Caja Chica ...................................................................... 51 Figura 20 Formato de Análisis de Variación de Ingresos ................................................. 52 Figura 21 Formato de Control de Recepción de Rendiciones de Viáticos ..................... 55 Figura 22 Sistema ERP Online FLEX – pantalla principal................................................ 57 Figura 23 Sistema ERP Online FLEX – Principales módulos contables......................... 58 Figura 24 Formato de Reembolsos de Rendiciones de Viáticos del año 2023 .............. 60 5 INTRODUCCIÓN En el 2019 ingresé a laborar en la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. en el área de contabilidad, empresa constituida el 02 de abril de 1998 y perteneciente al Grupo Bureau Veritas. Por los servicios que presta, como son los servicios de ensayos y análisis técnicos, entre otros, mantiene varias divisiones, entre las cuales tenemos a Metales & Minerales, Hidrocarburos, Medio Ambiente, Agricultura, Pesquería, Productos de Consumo e Industria. En cada división existe una gran demanda de solicitud de viáticos que mensualmente se desembolsan por este concepto un promedio aproximado de S/ 455,000.00. repartidos entre un promedio de 40 personas por cada área. El tratamiento contable de los gastos generados por la presentación de rendiciones por viáticos tiene un impacto en la Renta de Tercera Categoría, como indica el artículo 37 inciso r) y artículo 21 inciso n) del texto único ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta y su Reglamento: “los viáticos comprenden los gastos de alimentación, alojamiento y movilidad, los mismos que no podrán exceder del doble del monto que, por este concepto, concede el gobierno central y sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía.” En los años que he venido realizando el proceso contable de las rendiciones de viáticos he podido afrontar los retos surgidos en la profesión y aportar mis conocimientos gracias a la formación que recibí en la Universidad Nacional del Callao y a la experiencia profesional de otras empresas en las cuales he laborado anteriormente, como es la empresa Electro Dunas S.A.A. El presente informe de trabajo de suficiencia profesional tiene como objetivo general informar el proceso de los gastos de rendiciones de viáticos en la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. 6 I. ASPECTOS GENERALES 1.1. Objetivos. El informe de trabajo de suficiencia profesional sobre mi experiencia laboral, en el campo contable del proceso contable de los gastos de rendiciones de viáticos en la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C., que se presenta ha sido desarrollado con los siguientes objetivos: 1.1.1. Objetivo General. Informar el proceso contable de los gastos de rendiciones de viáticos en la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. 1.1.2. Objetivos Específicos. a. Demostrar la elaboración del reporte de control de recepción de rendiciones de viáticos. b. Informar sobre la participación del cambio de sistema ERP. c. Informar las capacitaciones que se realizan al personal ingresante al área de contabilidad. d. Explicar sobre el mejoramiento del proceso de reembolsos semanales. 7 1.2. Organización de la Empresa o Institución. 1.2.1. Descripción de la Empresa. Reseña histórica. Inspectorate Services Perú S.A.C. con RUC N° 20385739771 fue creada bajo las leyes peruanas y constituida el 02 de abril de 1998 con el nombre de Inspectorate Griffith Perú S.A.C, en junio de 2004 se cambió la denominación de la Compañía por BSI Inspectorate Perú S.A.C. y en noviembre de 2005 se modificó a la actual denominación. Es subsidiaria de IOL Invesments BV domiciliada en Países Bajos, la cual posee el 79.57% de participaciones de la Compañía. Figura 1 Sala de recepción de la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. Nota: oficinas de la sede del Mall Aventura de Bellavista. 8 Domicilio legal. Consta su domicilio legal en Av. Elmer Faucett N° 444, Provincia Constitucional del Callao. Figura 2 Domicilio legal de la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. Nota: tomado de Google Maps. Actividad económica. En lo que respecta a su actividad económica, tiene por objeto brindar servicio de inspección de cantidad, control de calidad y peso, verificación de carga y descarga, supervisión de limpieza y fumigación, análisis físicos, químicos y ensayos, análisis de laboratorio y pruebas, brinda certificaciones de calidad y cantidad, realiza servicio de muestreo y logística especializados, gestión de proyectos y gestión de riesgos, consultorías, así como también estudios de impacto ambiental, principalmente para el sector minero (metales y minerales), agricultura, pesquero y petróleo. 9 Misión. Nuestra misión consiste en reducir el riesgo de nuestros clientes, mejorar el rendimiento y apoyar los esfuerzos en innovación, teniendo en cuenta las obligaciones respecto a las normativas en términos de calidad, salud, seguridad, protección del medio ambiente o responsabilidad social. Valores.  Confianza: Logramos crear confianza. Nuestras decisiones son tomadas con integridad y ética.  Responsabilidad: Mantenemos nuestro trabajo y somos responsables de lo que entregamos. Monitoreamos el progreso anticipando el futuro.  Ambición y humildad: Nos preparamos para enfrentar los desafíos de hoy.  Apertura e inclusión: Creemos firmemente que las nuevas tecnologías y nuevas formas de pensar son fundamentales para enfrentar los desafíos de las nuevas tendencias. Respetamos y valoramos las diferencias y reconocemos los logros individuales y colectivos. Absolutos.  Ética.  Seguridad.  Control financiero. 10 Organigrama del Dpto. de Contabilidad. Figura 3 Organigrama del Dpto. de Contabilidad. Nota: tomado de la página web de la empresa, aplicativo SuccessFactors. 11 Organigrama de la Gerencia de Administración y Finanzas. Figura 4 Organigrama del Gerencia de Administración y finanzas. Nota: tomado de la página web de la empresa, aplicativo SuccessFactors. 12 Organigrama de la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. Figura 5 Organigrama de la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. Nota: elaboración propia. Muestra la Gerencia General, Sub Gerencias y sus divisiones de las mismas. 13 Flujograma del proceso de rendiciones de viáticos. Figura 6 Flujograma del proceso de rendiciones de viáticos. Nota: elaboración propia. FLUJOGRAMA DE RENDICIONES DE VIÁTICOS EMPLEADO SOLICITA VIÁTICO APROBACIÓN DE LA SOLICITUD POR PARTE DEL ÁREA RECHAZADO: VUELVE AL EMPLEADO TESORERÍA DEPOSITA EL VIÁTICO EMPLEADO UTILIZA EL VIÁTICO RENDICIÓN DE VIÁTICOS EMPLEADO ORGANIZA Y ORDENA LOS DOCUMENTOS PARA LA RENDICIÓN APROBACION DE LA RENDICÓN POR PARTE DEL ÁREA PRESENTACIÓN Y ENVÍO DE LA RENDICIÓN AL ÁREA RECHAZADO: NO SE ACEPTA LA RENDICIÓN RECEPCIÓN DE LA RENDICÓN POR PARTE DE CONTABILIDAD REVISIÓN DE OBSERVACIONES POR PARTE DE CONTABILIDAD LA RENDICIÓN NO COMTEMPLA OBSERVACIONES LA RENDICIÓN COMTEMPLA OBSERVACIONES SE SOLICITA LA SUBSANACIÓN DE LAS OBSERVACIONES OBSERVACIONES SUBSANADAS REVISIÓN DE REEMBOLSOS RENDICIÓN AFECTO A REEMBOLSO REVISIÓN DE DESCUENTOS CONTABILIDAD INFORMA A TESORERÍA LOS REEMBOLSOS RENDICIÓN AFECTO A DESCUENTO TESORERÍA INFORMA EL REGISTRO DEL REEMBOLSO A CONTABILIDAD FIN DEL PROCESO REGISTRO DE LA RENDICÓN POR PARTE DE CONTABILIDAD DESCUENTO EN SUS HABERES DEL PERSONAL POR PARTE DE RRHH POR EL VIATICO NO SUSTENTADO TESORERÍA DEPOSITA EL REEMBOLSO 14 II. FUNDAMENTACIÓN DE LA EXPERIENCIA PROFESIONAL 2.1. Marco Teórico. 2.1.1. Antecedentes Internacionales. (Sánchez Cunalata, 2015), en su investigación señala que esta inserción de proyectos debe garantizar no sólo un acceso más amplio a la investigación del problema sino que, al mismo tiempo, logren establecer las mejores recomendaciones para implementar las soluciones más adecuadas y oportunas, para lo cual se efectúo la examinación de documentos, registros y datos que tiene la entidad con la finalidad de determinar la situación real mediante la observación, análisis que permita determinar la aplicación del Reglamento para el pago de viáticos y subsistencias. El autor concluye que considerando la ineficiente aplicación del reglamento para el pago de viáticos y una vez analizado los documentos relacionados se puede concluir que la gestión para el reembolso de viáticos fue poco operativa provocando demoras y mal estar en los servidores comisionados (p. 80) En mi opinión el autor establece que la aplicación poco eficaz del reglamento para el pago de viáticos ocasiona retraso en los reembolsos de los viáticos. (Maya Juárez, 2019), en su investigación señala que para el cumplimiento de algunas tareas encomendadas en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal es necesario que los servidores públicos sean comisionados a lugares distintos a los de su centro de trabajo, a los gastos que se generan para el cumplimiento de una comisión se les llama viáticos, mismos que han observado 15 cambios en México derivado al plan de austeridad y ahorro del gasto Público. El autor concluye que exponer los beneficios del sistema y el nuevo proceso con los servidores, mostrándoles que con la nueva forma de trabajo ellos invertirán menos tiempo en los trámites y favorecía a que su reintegro por gasto de viáticos y pasajes se agilizaría, permitió tratar con el escenario de resistencia al cambio que se mostraba por parte de los servidores (p. 67). En mi opinión el autor establece que hacer un estudio y desarrollar una metodología que permitiera mejorar el proceso de comprobación de viáticos generaría una presentación de los informes de las comisiones realizadas de forma más eficaz y se tendría mejor control de los mismos. (Ramos Balarezo & Veloz López, 2018), en su investigación señala que el objetivo de analizar la documentación necesaria que da lugar a que exista un beneficio tributario cuando se realizan gastos de viaje, estadía y promoción que son llevados a cabo en el exterior por los representantes delegados de la compañía LA FÁBRICA S.A., ya que el rubro de gastos de viaje no se ha podido beneficiar en los últimos tiempos por la falta de conocimiento o poco interés de los empleados respecto de la documentación al realizar alguna transacción en el exterior. El autor concluye que la compañía LA FÁBRICA S.A. afronta un problema con sus empleados debido al poco interés que se le da a la documentación autorizada al momento de realizar alguna transacción sea esta dentro o fuera del país, ya que después de la entrevista con el contador, quien se encarga de recopilar tales soportes para la elaboración de las declaraciones y anexos que el Servicio de Rentas Internas solicita de forma mensual, llegamos a la conclusión que no existe un procedimiento interno de la empresa, donde se establezcan 16 condiciones respecto a la forma de sustentar los gastos realizados en el exterior al momento de entregar la liquidación de viaje por parte de sus empleados (p. 68). En mi opinión el autor establece que la falta de un procedimiento interno de la empresa y el desconocimiento de la normativa legal generan problemas en la presentación de documentación adecuada para sustentar los gastos de transacciones al interior y exterior del país. (Montan Gaspar, 2021), en su investigación señala que, en los gastos de viáticos, como filtro para ganar transparencia y confiabilidad en los gastos declarados, se tendrá en cuenta una política de rendición de cuenta sustentado con comprobantes de los gastos en que se incurre, que será el responsable de firmar o dar el visto bueno para que se ejecute el egreso de efectivo, y este sea reembolsado al transportista oportunamente. El autor concluye que la incidencia del control de gastos de mantenimiento y viáticos fue positiva, ya que redujo los costos de la empresa Transportes Copacabana en 9% (Bs.29,017) comparando con el año 2018; esto se dio gracias a la reducción del 59% (BS.24,887) de los gastos de mantenimiento a través del programa de mantenimiento preventivos cada 5,000 Km y los mantenimientos correctivos, y el 35% (BS.4,129), de los gastos por viáticos equivalentes a través del formato de rendición de viáticos documentado a los transportistas de la empresa (p. 87). En mi opinión el autor establece que para poder eliminar los reembolsos, considerados viáticos extraordinarios, los transportistas deben de tener los documentos y pruebas consistentes para sustentar los gastos como lo sugiere el flujograma y la política del proceso de control de gastos de viáticos. 17 2.1.2. Antecedentes Nacionales. (Mallma Muñante & Romero Moran, 2018), en su investigación señala que no se cuenta con un manual de procedimientos por lo que no se controló la deducción de los gastos por viáticos comparado con el presupuesto financiero. El propósito de la investigación se centra en solucionar y controlar los gastos antes señalados. El autor concluye que el personal que ha sido destacado a otro lugar, que no es su base, no está debidamente capacitado para realizar el control presupuestario. No controla adecuadamente su saldo, lo que conlleva a no presentar correctamente la deducción de los gastos, además no cuenta con personal calificado que pueda sistematizar sus gastos, lo cual puede originar reparos por parte de la administración tributaria. También podría perjudicar principalmente al presupuesto financiero, lo que efectivamente se distorsionó en el tema de la movilidad en el periodo 2014 pues el presupuesto no cubrió los gastos incurridos, habiéndose excedido también en los años 2015 y 2016. Consiguientemente, en todos los períodos estudiados, se ha excedido los viáticos asignados a cada área en función al presupuesto financiero correspondiente (p. 77). En mi opinión el autor establece que los gastos de viáticos no se han realizado en armonía con el presupuesto financiero, por falta de capacidad de su sistema, incorrecta sustentación de gastos y el incumplimiento de los días de rendición. (Barzola & Ticsihua, 2020), en su investigación señala que tiene por objetivo establecer la incidencia de la rendición de viáticos en el proceso contable de la empresa HLC Ingeniería Construcción S.A.C. El autor concluye que, de acuerdo con la investigación realizada, se determinó que la rendición de viáticos influye de manera significativa con el proceso contable de la empresa HLC Ingeniería Construcción S.A.C. en el periodo 2019; esto se debe a que existe una correlación positiva considerable de 0.744; y esto es debido a que a una mejora en 18 la rendición de viáticos se traduce en un mejor proceso contable en la empresa (p. 68). En mi opinión el autor establece que la rendición de viáticos incide de manera fundamental en su información financiera y que se necesita un control más preciso y riguroso de la documentación de rendición de viáticos. (Álvarez Zárate & Soberón Vera, 2021) en su investigación señala como propósito determinar la incidencia de las rendiciones de cuentas por viáticos en la liquidez de la Unidad Ejecutora 0831 del Gobierno Regional La Libertad en el año 2019. El autor concluye que, para mejorar la eficiencia de la rendición de cuentas por viáticos, entre ellas está; implementar una Directiva interna donde estén establecidos los requisitos y procedimientos primordiales, asistencia del personal a cursos y talleres de capacitación, implementar un Sub Modulo de Viáticos y flujogramas que presenten información detallada y concisa (p. 62). En mi opinión el autor establece que existen deficiencias en el proceso de rendición por incongruencias en los comprobantes de pago afectando a la liquidez. (Vilchez Perea, 2021), en su investigación señala que el objetivo fue determinar la relación que existe entre los gastos de viáticos y el Impuesto a la Renta de una empresa de servicios ubicada del distrito de Barranco en el año 2019. El autor concluye es importante conocer las normas tributarias para poder determinar que gastos por viáticos deben ser considerar tributariamente por la entidad de modo que se eviten gastos sin sustento o que sobrepasen los límites establecidos que al final del periodo contable afecten en el cálculo de la determinación del Impuesto a la Renta (p. 70). 19 En mi opinión el autor establece que la empresa tiene deficiencias en reconocer los límites de gastos por viáticos, que la bancarización de los desembolsos es importante para el reconocimiento del gasto y el conocimiento de las normas tributarias son necesarias para el cálculo correcto del Impuesto a la Renta. 2.1.3. Marco Conceptual. A) Proceso contable: (Solís Mejía, 2015), manifiesta que al Proceso Contable se lo maneja como la obtención del documento fuente la cual conlleva a su jornalización o registro de estos pasando a la mayorización donde se clasifican en cuentas de acuerdo a su naturaleza estas a su vez se las comprueba y de ser necesarias se las realiza un ajuste para pasar finalmente a la elaboración de los Estados Financieros. (Latorre, 2013), manifestó que es el proceso ordenado y sistemático de los diferentes registros contables, inicia con la documentación fuente y el registro de las transacciones en los libros diarios contables hasta la preparación de los estados financieros que servirán de base a los diferentes usuarios para la toma de decisiones. (Zans Arimana, 2010), manifestó que, en una empresa o entidad, un sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones que resulten de sus operaciones. Para eso nos valdremos de diversos, tales como formularios, libros, reportes, y otros. Mediante este sistema se controlan y registran las operaciones, se las cuantifica y clasifica, para permitir que la gerencia tome decisiones. Parte importantísima de un sistema de contabilidad es el plan contable (p. 35). 20 (CERTUS, 2019), manifiesta que el proceso contable es el conjunto de pasos que permite expresar a través de estados financieros las operaciones económicas de una entidad u organización. Dicho ciclo es esencial para toda empresa ya que gracias a ella podrán ver sus gastos e ingresos, y así realizar proyecciones, evitando muchas veces crisis que pueden llevar al cierre de la compañía. (Alvarado Araujo & Ledesma Huapaya, 2019), manifiesta que el proceso contable se refiere a un conjunto de fases que se deben tener en cuenta para que la contabilidad en una empresa sea óptima, clara y precisa, esto se logra a través de un control y cumplimiento de políticas y normas que ayudarán en el registro de compras y ventas de una empresa, empezando por no perder ningún documento contable o alguna transacción que se haya realizado debido a que si no se cuenta con todos los datos, la información que se obtenga no será la correcta. Podemos concluir que el proceso contable comprende, métodos y recursos utilizados por una entidad para seguir la huella de las operaciones o transacciones financieras, que le permita alcanzar su adecuado registro, procesamiento y entrega de la información requerida por la empresa para facilitar la toma de decisiones. B) Rendición de viáticos: (Barzola & Ticsihua, 2020), manifestó que es la sustentación de la documentación de gastos que se hayan realizado en algún viaje o comisión que permitirá cubrir los gastos que se realicen en ese tiempo para el cumplimiento de sus funciones. Los cuales solo están permitidos para el impuesto a la renta: alojamiento, alimentación y movilidad. 21 (Asiento Contable, 2022), manifiesta que los gastos de viaje son los costos incurridos cuando se viaja por negocios. Estos pueden ser en forma de pasajes aéreos, alojamiento en hoteles, comidas u otros costos relacionados. (Vilchez Perea, 2020), manifiesta lo siguiente, que los gastos de viáticos serán deducibles siempre y cuando cumplan con la necesidad de ser realizados, es decir, movilizarse de un lugar a otro para realizar ciertas gestiones o reuniones encomendadas. Dependiendo de ello, el gasto será deducible para efectos en el impuesto a la renta, es por ello que es importante conocer ciertos requisitos de las normas tributarias para ser aplicadas en la entidad. Respecto a lo mencionado por los autores, se puede decir que la rendición de viáticos es la sustentación correctamente documentada de los gastos por viáticos incurridos, a través de comprobantes de pago, declaración jurada y/o planilla de movilidad. Estos gastos podrán ser deducibles en concordancia con lo establecido en la normal nacional. C) Inspectorate Services Perú S.A.C.: La empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. es una persona jurídica de derecho privado constituida como sociedad anónima cerrada, constituida el 02 de abril de 1998 con Registro Único del Contribuyente – RUC 20385739771. (Arrascue Delgado, 2014), considera a la persona jurídica, sujeto de derechos, de la cual se desprenden derechos y obligaciones propias de su existencia social. 22 Tiene como actividad económica principal ensayos y análisis técnicos; y como secundaria, otras actividades profesionales, científicas y técnicas. Tiene como padrones los siguientes:  Régimen de Buenos Contribuyentes (Resolución N° 0110050002436) a partir del 01/09/2017. (SUNAT, s.f.), nos indica que es un Régimen creado para los contribuyentes y/o responsables que cuenten con una adecuada trayectoria de cumplimiento de sus obligaciones tributarias vinculadas a tributos recaudados y/o administrados por la SUNAT.  Régimen de Agentes de Retención de IGV (R.S.378-2013) a partir del 01/03/2014. (SUNAT, s.f.), nos indica que es el régimen por el cual, los sujetos designados por la SUNAT como Agentes de Retención deberán retener parte del Impuesto General a las Ventas (IGV) que les corresponde pagar a sus proveedores, para su posterior entrega al fisco, según la fecha de vencimiento de sus obligaciones tributarias. 23 2.1.4. Marco Legal. Según la Ley N.º 270034 Ley del Impuesto a la Renta en el inciso r) del artículo 37, se deducirá a la renta bruta “los gastos de viaje que sean indispensables de acuerdo con la actividad productora de renta gravada. La necesidad del viaje quedará acreditada con la correspondencia y cualquier otra documentación pertinente y los gastos con los pasajes, aceptándose, además, un viático que no podrá exceder del doble del monto que, por ese concepto, concede el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía” (SUNAT, 2020). Según el inciso n) del artículo 21 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta Decreto Supremo N.º 122-94-EF, “Los gastos de viaje en el exterior o en el interior del país, por concepto de viáticos, comprenden los gastos de alojamiento, alimentación y movilidad y no pueden exceder del doble del monto que, por este concepto, concede el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía” (SUNAT, 2022). Según el inciso n) del artículo 21 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta Supremo N.º 122-94-EF, “Los gastos de viaje por concepto de viáticos en el interior del país deberán ser sustentados con comprobantes de pago. Los gastos de viaje por concepto de viáticos en el exterior deberán sustentarse de la siguiente manera: i) El alojamiento, con los documentos a que hace referencia el artículo 51°-A de la Ley. ii) La alimentación y movilidad, con los documentos a que se refiere el artículo 51°-A de la Ley o con una declaración jurada por un monto que no debe exceder del treinta por ciento (30%) del doble del monto que, por concepto de viáticos, concede el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía” (SUNAT, 2022). 24 Según el inciso v) del artículo 21 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta Supremo N.º 122-94-EF, “Los gastos por concepto de movilidad de los trabajadores a que se refiere el inciso a1) del artículo 37° de la Ley se sustentarán con comprobantes de pago o con la planilla de gastos de movilidad. Para tal efecto, se deberá tener en cuenta lo siguiente: 1. Por cada día, se podrá sustentar los gastos por concepto de movilidad respecto de un mismo trabajador únicamente con una de las formas previstas en el primer párrafo del presente inciso. En el caso que dichos gastos no se sustenten, únicamente bajo una de las formas previstas en el primer párrafo del presente inciso, sólo procederá la deducción de aquellos gastos que se encuentren acreditados con comprobantes de pago. 2. Los gastos sustentados con planilla no podrán exceder, por cada trabajador, del importe diario equivalente a cuatro por ciento (4%) de la Remuneración Mínima Vital Mensual de los trabajadores sujetos al régimen laboral de la actividad privada. 3. La planilla de gastos de movilidad puede comprender: a) Los gastos incurridos en uno o más días, si incluye los gastos de un solo trabajador. b) Los gastos incurridos en un solo día, si incluye los gastos de más de un trabajador. En caso se incumpla con lo dispuesto por este inciso, la planilla queda inhabilitada para sustentar tales gastos. Podrán coexistir planillas referidas a uno o a varios trabajadores, siempre que éstas se lleven conforme a lo señalado en los incisos a) y b) del presente numeral. 4. La planilla de gastos de movilidad deberá constar en documento escrito, ser suscrita por el (los) trabajador (es) usuario (s) de la movilidad y contener necesariamente la siguiente información: a. Numeración de la planilla. b. Nombre o razón social de la empresa o contribuyente. c. Identificación del día o período que comprende la planilla, según corresponda. d. Fecha de emisión de la planilla. e. Especificar, por cada desplazamiento y por cada 25 trabajador: i) Fecha (día, mes y año) en que se incurrió en el gasto. ii) Nombres y apellidos de cada trabajador usuario de la movilidad. iii) Número de documento de identidad del trabajador. iv) Motivo y destino del desplazamiento. v) Monto gastado por cada trabajador. La falta de alguno de los datos señalados en el literal e) respecto a cada desplazamiento del trabajador sólo inhabilita la planilla para la sustentación del gasto que corresponda a tal desplazamiento. 5. La planilla de gastos de movilidad no constituye un libro ni un registro (SUNAT, 2022). Según el artículo 3° del reglamento de la Ley N.º 31556, Ley que promueve medidas de reactivación económica de micro y pequeñas empresas de los rubros de restaurantes, hoteles y alojamientos turísticos, “la tasa especial del ocho por ciento (8%) del IGV solo es aplicable a las operaciones gravadas con el citado impuesto por actividades de restaurante, hotel y alojamiento turístico que realicen las MYPE durante los meses en los que cumplan con los requisitos establecidos en la Ley” (Boletín El Peruano, 2022). 2.1.5. Definición de Términos Básicos. a. Viáticos. (Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), 2022), lo define como: “Los viáticos comprenden los gastos por concepto de alimentación, hospedaje y movilidad local, así como lo utilizado hacia y desde el lugar de embarque, así como la utilizada para el desplazamiento en el lugar donde se realiza la comisión de servicios.” (p. 3). 26 b. Declaración jurada. (MEF, 2022), lo define como: “Documento sustentatorio excepcional usado para rendir cuentas cuando se trate de casos, lugares o conceptos por los que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT.” (p. 2). c. Planilla de movilidad. Es un formato donde se detalla los gastos de movilidad incurridos por el trabajador por cada día. d. Gastos de movilidad. (Barzola & Ticsihua, 2020), lo define como: “Los gastos de movilidad están conformados por los cuales el personal realiza viajes dentro de su localidad distrito, asiste a lugares distintos según su lugar de traslado.” (p. 26). e. Gastos de alimentación. (Barzola & Ticsihua, 2020), lo define como: “Es la acción de alimentarse, no está incluido como gasto de alimentación las bebidas alcohólicas y los cigarrillos, este gasto por alimentación puede ser sustentado con un comprobante que este por concepto consumo.” (p. 26). f. Gastos de alojamiento. (Barzola & Ticsihua, 2020), lo define como: “Es el lugar donde una persona se aloja por un tiempo determinado ya que se encuentra en algún trabajo que conlleva movilizarse a otro distrito o provincia. Es un lugar de reposo donde una persona se instala por un corto tiempo sin posibilidad de permanencia, estos pueden ser: hoteles, hostales, posadas, residencias entre otros.” (p. 26). 27 g. Reembolsos de viáticos. (MEF, 2022), lo define como: “Es la acción mediante la cual se reconoce los gastos que se hubieren efectuado durante una comisión de servicios cuando no se pudo entregar la asignación económica antes de la comisión o esta se hubiere extendido el tiempo inicialmente previsto para su desarrollo.” (p. 3). h. Descuento por planilla. Es el descuento en sus haberes del colaborador que se realiza al momento de no presentar una rendición de viáticos o presentarla de forma incompleta. i. Sistema ERP FLEX. Es un sistema integrado online financiero perteneciente a la empresa JD Edwards EnterpriseOne (JDE), que sirve para hacerse cargo de varias operaciones internas de la empresa, donde automatiza los procesos empresariales. j. Capacitación. (Chiavenato, 2009), lo define como: “La Capacitación es el proceso educativo de corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, por medio del cual las personas adquieren conocimientos, desarrollan habilidades y competencias en función de objetivos definidos.” (p. 322). k. Plan de cuentas. (Zans Arimana, 2010), lo define como: “Un plan de cuentas es un catálogo o listado de códigos y denominaciones. Una cuenta es una partida que, cuando se define el plan contable de una empresa o entidad, recibe un código y un nombre.” (p. 35). 28 l. Comprobantes de pago. (SUNAT, 1999), lo define como: “El comprobante de pago es un documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios.” (art. 01). 2.2. Descripción de Actividades Realizadas. 2.2.1. Inspectorate Services Perú S.A.C. A partir del 12 de julio del 2019, tuve la oportunidad de ingresar a laborar en la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. como auxiliar contable, entrevistado por la analista contable Sra. Aylén Gómez, quien me indicó que daría apoyo en el registro de órdenes de compras y órdenes de servicios, bajo el cargo y supervisión de la encargada del área contable la Sra. Matilde Ortega, a partir del mes de agosto del año 2020 me cambian las funciones, y comienzo a ver los temas de rendiciones de gastos por viáticos, funciones las cuales todavía realizo. A continuación, describo las actividades y funciones que están bajo mi responsabilidad: 1. Recepción, control y registro y de rendiciones de viáticos: El proceso general de las rendiciones de viáticos comienza con la solicitud de viáticos por parte del área que necesite hacía el Área de Tesorería, con las aprobaciones necesarias. Tesorería procede a desembolsar el viático y registra en el sistema contable la cuenta por rendir. El colaborador tendrá un mes desde que se le dio el viático para por rendir dicho viático. Entre las divisiones que solicitan viáticos tenemos a Metales & Minerales, Hidrocarburos, Medio Ambiente, Agricultura, Pesquería, Productos de Consumo e Industria. 29 Tabla 1 Relación de colaboradores que solicitan viáticos mensualmente del Área de Metales & Minerales. Nota: información interna de la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C., la relación de colaboradores corresponde al área de Metales & Minerales (M&M). LEGAJO ÁREA TRABAJADOR DNI COD FLEX 1042322421 M&M ALEX EUGENIO MARTINEZ 42322421 5431699 1007268844 M&M ALLEN ALEX ALVARADO 07268844 5433484 1040298231 M&M BILER DEMETRIO CACERES 40298231 5431653 1029659760 M&M BORIS ALBERTO CHACON 29659760 5432903 1046179553 M&M BRYAN GALAN 46179553 5436240 1043396615 M&M CESAR CONDORI 43396615 5431876 1045841433 M&M CRISTHIAN QUIROZ 45841433 5435282 1046977363 M&M DALIA FIORELA VALLADOLID 46977363 5435977 1009276105 M&M DAVID BAEZ 09276105 5431580 1046769436 M&M DIEGO FIDEL CASTRO 46769436 5434915 1045634267 M&M EDGAR CLAUDIO GONZALES 45634267 5432883 1004433378 M&M ENRIQUE RAUL MALDONADO 04433378 5433089 1045234074 M&M GREGORIO ALEXANDER PEÑA 45234074 5433108 1044613712 M&M HELLEN HERIBURG GALLEGOS 44613712 5433652 1043676181 M&M HENRY EDISON PEREZ 43676181 5435676 1029707893 M&M HERBERT FELIX CACERES 29707893 5431795 1018193840 M&M HUGO ERNESTO CHÁVEZ 18193840 5437442 1041187250 M&M IRENE ROSMERY BEATRIZ CASTRO 41187250 5431647 1040819768 M&M JAIME CONDORI 40819768 5431665 1040196670 M&M JAVIER OMAR YAURI 40196670 5431869 1040749975 M&M JHEISON RAUL HERNANDEZ 40749975 5431591 1029601435 M&M JOSE CARLOS MACEDO 29601435 5434341 1029628681 M&M JOSE HUMBERTO BERMEJO 29628681 5432783 1041328781 M&M JOSE MIGUEL GRAU 41328781 5431629 1048272482 M&M JOSELIN MELISSA CASTILLO 48272482 5431884 1071479748 M&M KENYI JESUS ALVARADO 71479748 5435760 1044011609 M&M LENIN AUGUSTO PEÑA 44011609 5433895 1044459711 M&M LEOPOLDO FELIPE NAVARRO 44459711 5433863 1041863102 M&M LESLEY ANN SANCHEZ 41863102 5431671 30 Después, el colaborador rinde el viático al Departamento de Contabilidad por medios oficiales, correo y SharePoint (aplicación Microsoft), lo recepciono y reviso la hoja resumen del viático contrarrestando con los documentos adjuntados (planilla de movilidad, declaraciones juradas, facturas electrónicas, boletas, pasajes aéreos, etc.), después procedo a revisar cada documento adjunto y lo valido pera su registro en el sistema. El formato de rendición de viáticos debe de constar con la siguiente información:  Fecha del depósito del viatico.  El número de contrato, si tuviese.  El centro de costo.  El nombre del colaborador.  El área del solicitante.  La fecha de emisión de los comprobantes que sustentan el gasto.  El tipo de comprobante de los comprobantes que sustentan el gasto.  El número de comprobante de los comprobantes que sustentan el gasto.  La descripción del gasto sustentado.  El monto en soles del gasto sustentado.  La suma de los gastos totales.  El importe depositado inicialmente como viático.  El importe resultante de la diferencia de la suma de los gastos y el importe depositado como viatico.  Las aprobaciones correspondientes. 31 Figura 7 Formato de Rendición de Viáticos. Nota: formato interno F-ADM-001 versión 04 de la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. VIATICOS GASTOS MENORES N° DE RENDICIÓN Fecha: 29-ene.-23 CONTRATO: CENTRO DE COSTO: Nombre : AREA : T/C: Fecha Tipo de Comprobante N° de Comprobante Descripción Cliente (en caso de reuniones comerciales, almuerzos, etc...) Monto (PEN) Monto (USD) S/ 0.00 S/ 0.00 Total Gasto Administrativo: Total L6 : Total L9 : AUTORIZADO POR Vº Bº GERENTE Vº Bº CONTABILIDAD Bureau Veritas Inspectorate X Información proporciona por: Código: F-ADM-001 Versión: 04 APROBACIÓN SOLICITANTE RENDICIÓN DE GASTOS POR VIÁTICOS INFORMACION ADICIONAL GASTOS TOTALES (-) MENOS ADELANTO POR REINTEGRAR / DEPOSITAR Motivo: X 32 Se considera para la recepción de las rendiciones una fecha límite de cierre que se fija mediante cronograma (generalmente se dan entre las fechas del 13 al 15 de cada mes). Después de la recepción y revisión procedo a registrar las rendiciones y los comprobantes de pago adjuntados. Realizo cuatro registros por cada rendición, el registro de los comprobantes de pago y su cancelación, y el registro de las rendiciones y su aplicación al saldo por rendir del viático. Para el tema del registro de comprobantes de pago y su cancelación utilizo una cuenta puente el cual ayuda a reflejar la operación sin perjudicar al crédito fiscal del gasto e IGV y coloco en el registro el número de contrato referente al proyecto donde incurrió el gasto. El registro de las operaciones se realiza en el sistema ERP FLEX, y se utilizan los módulos de cuentas por pagar, creación de proveedores, pagos a proveedores, entre otros que se utilizan para reportes. Después del registro, identifico las rendiciones que presenten los casos de reembolsos, descuentos, devoluciones, detracciones y retenciones si es el caso. En el caso de las retenciones del IGV, la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. al ser agente de retención está obligada a retener el 3% de las facturas afectas a este mecanismo, las que hayan llegado canceladas por su totalidad las envío a depositar su retención correspondiente al área de Tesorería y el saldo del viático es enviado a descontar al área de recursos humanos. 33 Tabla 2 Tasa de retención del IGV. TASA HASTA FEBRERO DEL 2014 TASA DESDE EL 1° MARZO DEL 2014 6% 3% Nota: tomado de la página web de SUNAT. mediante Resolución de Superintendencia N° 033-2014/SUNAT, publicada el 01 de febrero del 2014, la tasa de retención asciende al tres por ciento (3%) del importe de la operación. En el caso de la detracción del IGV, para las facturas sujetas a este mecanismo, en primera instancia solicito al colaborador responsable de la rendición de viático donde pertenece dicha factura que envíe la constancia de detracción, de no hacerlo se revisa en el portal de SUNAT si es que el proveedor lo ha depositado (auto-detracción), si tampoco se ha realizado el depósito, envió al Área de Tesorería a depositar la detracción pendiente y el saldo del viático a descontar al área de Recursos Humanos. 34 Figura 8 Funcionamiento del SPOT en la prestación de servicios. Nota: tomado de la página web de SUNAT. 35 Para los reembolsos y descuentos tomo un margen de s/ 5.00 soles para generarlos, si es menos o más de s/ 5.00 no se realizan ni descuentos o reembolsos, lo ajusto en el registro de la rendición. Con respecto a los gastos de movilidad, se pueden presentar por comprobantes de pago o planilla de movilidad, para la planilla de movilidad considero un gasto diario deducible por colaborador de s/ 41.00 que equivale al 4% de la Remuneración Mínima Vital, el cual asciende a un importe de s/ 1,025.00 a partir del 01 de mayo del 2022. Tabla 3 Gasto diario de movilidad por colaborador. Concepto REMUNERACIÓN MÍNIMA VITAL IMPORTE DIARIO VIGENCIA Movilidad diaria por colaborador S/ 930.00 S/ 37.20 Antes del 01 de mayo del 2022 S/ 1,025.00 S/ 41.00 A partir del 01 de mayo del 2022 Nota: elaboración propia, muestra el incremento del importe diario deducible por gasto de movilidad desde el incremento de la remuneración mínima vital según Decreto Supremo N° 003-2022-TR. El registro de cada gasto se alinea con el plan de cuentas y con el centro de costos correspondiente, y en los registros de los comprobantes de pago coloco el número de contrato del proyecto que lo ha generado, si es que corresponde. Se viene utilizando el plan de cuentas del Grupo Bureau Veritas, el cual se encuentra dentro del manual de políticas y procedimientos financieros (MAG). El plan de cuentas del Grupo Bureau Veritas presenta las siguientes características: 36 - Se divide entre 9 clases o elementos. - Los registros se realizar hasta con 6 sub divisionarias. - La clase 1 Liability Accounts, es un elemento contable que refleja el patrimonio de la empresa. - La clase 2 Asset Accounts, es un elemento contable que refleja el activo no corriente que posee y controla la empresa. - La clase 3 Inventory Accounts, es un elemento contable que refleja el inventario que mantiene la empresa. - La clase 4 Third-Prty Accounts, es un elemento contable que refleja las operaciones pendientes por cobrar y pagar con terceros. - La clase 5 Financial Accounts, es un elemento contable que refleja las operaciones financieras. - La clase 6 Costs Accounts, es un elemento contable que refleja los costos y gastos incurridos en un periodo contable. - La clase 7 Revenues Accounts, es un elemento contable que refleja los ingresos generados en un periodo contable. - Las clases 8 y 9 Special Accounts, son cuentas especiales que no se encuentran en las clases del 1 al 7. 37 Figura 9 Asiento contable de una rendición de viáticos. Nota: formato de asiento contable interno de la empresa Inspectorate Services emitido por el sistema ERP FLEX. 38 Tabla 4 Relación de las clases o elementos que conforman la estructura del plan de cuentas del Grupo bureau Veritas. Balance Sheet Accounts Profit and Loss Accounts Special Accounts Class 1 Class 2 Class 3 Class 4 Class 5 Class 6 Class 7 Class 8 - 9 Liability Accounts Asset Accounts Inventory Accounts Third-Party Accounts Financial Accounts Costs Accounts Revenues Accounts Special Accounts 10. Capital and reserves 20. Intangible assets 40. Providers 50. Securities 60. Purchases (except 603) 70. Finished goods sales Non '1 to 7' classes 603. Stocks variation 11. Accumulated retained earnings 21. Tangible assets 31. Raw materials (and furnitures) 41. Customers 51. Banks and financial organizations 61. External Services 71. Finished goods 12. Profit or loss for the financial year 22. Assets under concessions 32. Others Materials 42. Employees 52. Treasury tools 62. Other external services 72. Works capitalised (in asset) 13. Equipment grants 23. Asset under construction 33. Work-in progress goods 43. Social costs 53. Petty-cash 63. Taxes 73. Net Period Income from long term transactions 14. Regulated provision 34. Work-in progress services 44. Tax authority 54. Imprest accounts 64. Employees costs 74. Production grants 15. Accruals 25. Shares in & receivable from affliated entities 35. Stocks 45. Groups & Partners/Associates 65. Other current operating Charges 75. Other current operating income 16. Loans and debts 26. Participating interestes & debts receivable 46. Sundry Debts receivable & Payable 66. Financial charges 76. Financial Income 17. Debts linked to shareholdings 27. Other financial assets 37. Resaling Stocks 47. Suspense accounts 67. Exceptional costs 77. Exceptional revenues 18. Liaison accounts for shareholding companies 28. Assets depreciations 48. Regularisation accounts 58. Internal Transfer 68. Depreciations and accruals 78. Write-back on depreciation and provisions 29. Impairments 39. Stocks Depreciation 49. Third-Party accounts Depreciation 59. Financial accounts Depreciation 69. Employees profit- sharing - Earnings Tax 79. Costs transfers Nota: información interna de la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. 39 Tabla 5 Relación de centros de costo de Inspectorate Services Perú S.A.C. Nota: información interna de la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. Cía. Unidad negocio Descripción unidad negocio 00571 0571010 GES FIN 00571 0571012 GES HR 00571 0571014 GES COMPRAS / SSGG 00571 0571015 GES IT 00571 0571304 ISV (In Service Verificat) 00571 0571306 ISV Inspecciones 00571 0571411 MM – OPER 00571 0571412 MM – LAB 00571 0571413 MM – GEO 00571 0571416 MM – ARGENTUM 00571 0571417 MM – MARCOBRE 00571 0571418 MM – NEXA 00571 0571419 MM – YAULI 00571 0571420 MM - LAS BAMBAS 00571 0571422 MM – HUDBAY 00571 0571423 MM – MARSA 00571 0571424 MM - CONS MINERO HORIZONTE 00571 0571425 MM – CPSAA 00571 0571426 MM - MINSUR SAN RAFAEL 00571 0571427 MM - ANGLO AMERICAN QUELLAVECO 00571 0571428 MM - SHOUGANG HIERRO PERU 00571 0571513 AF - AGRI-CESMEC 00571 0571515 AF - AGRI-ANDES 00571 0571611 OIL ISP 00571 0571704 OPMA – LAMA 00571 0571900 OPI MM 00571 0571940 OPI ENV/IND 40 Tabla 6 Relación de contratos de proyectos del área de Metales & Minerales. C.C. Descripción N° CONTRATO TIPO SERVICIO STATUS Moneda Vigencia 411 Trade 15156824 R Supervición y Embarques ACTIVO SOLES May-23 412 Laboratorio M&M 15156822 R Análisis de Muestras Trade ACTIVO SOLES May-23 413 Geoquimica 15173948 S Análisis de Muestras ACTIVO USD Jun-23 414 Minera Chinalco Peru S.A. 15144174 S Pruebas Geometalúrgicas ACTIVO USD Jul-22 415 Chungar 15134823 S Análisis y preparación de muestras - Chungar ACTIVO Jul-22 416 Pan American Silver Huaron 15154867 S Serv.Administracion Laboratorio Quimico USD USD Jun-25 416 Argentum 15175370 S ACTIVO SOLES Jun-23 417 Marcobre 15144320 S Serv.Laboratorio ACTIVO USD Nov-23 418 Atacocha 15144209 S Análisis de muestras - Atacocha ACTIVO USD Ene-23 419 Yauli 15144101 S UM.San Cristobal ACTIVO USD Dic-22 420 Las Bambas 15144199 R Serv. Monitoreo de Variables ACTIVO Soles Jul-22 422 Hudbay 15154862 S Serv. Administración Lab. Químico ACTIVO USD Ago-22 423 Marsa 15135441 R Administración de Laboratorio ACTIVO Soles Dic-23 424 Consorcio Minero Horizonte 15056962 R Serv.Toma de Muestras Geologicas ACTIVO Soles Sin vigencia 425 Pacasmayo 15144079 R Serv.de Muestreo y preparaion de Muestras ACTIVO Soles Dic-22 426 Minsur-San Rafael 15144093 R Serv.de Laboratorio ACTIVO Soles Ene-24 427 Angloamerican Quellaveco 15174465 S Serv.Operacion en Planta ACTIVO Soles May-27 428 Shougang Hierro Peru 15175155 S ACTIVO USD Jun-26 Nota: información interna de la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. 41 2. Revisión y aplicación de devoluciones a cuenta de la empresa por parte de los colaboradores: Se revisa diariamente la existencia de devoluciones por parte de los colaboradores de los viáticos o parte de ellos, para poder ser aplicados en la contabilidad. Este proceso se da en coordinación con el Área de Tesorería, quienes diariamente informan los movimientos bancarios que no están siendo reconocidos por su área. Cuando se identifica en los movimientos bancarios una devolución de viáticos por parte del trabajador se envía un correo al área de tesorería para que registren ese movimiento en el sistema, de esta manera puedo visualizarlo y aplicarlo con el viatico que está pendiente de rendir, quedando la operación culminada. Figura 10 Movimientos bancarios del BCP de Inspectorate Services Perú S.A.C. Nota: formato interno de la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C., movimientos BCP soles. Cuenta 192-1530427-0-57 - INSPECTORATE SERVICES PERU S.A.C. Moneda Soles Tipo de cuenta Corriente Fecha Descripción operación Monto Operación - Número Referencia4 Referencia5 24/05/2023 EFECTIVO00000008817756 1.88 01464696 EMPLEADO SANCHEZ OBREGON HORACIO SALVADOR 20/05/2023 EFECTIVO00000073619965 103.64 00341060 EMPLEADO JIMENEZ ABARCA DIEGO ALONSO 20/05/2023 EFECTIVO00000073619965 19.60 00655346 EMPLEADO JIMENEZ ABARCA DIEGO ALONSO 19/05/2023 EFECTIVOourdes45685137 499.00 02949378 EMPLEADO OSEDA QUIROZ LOURDES ZENAIDA 18/05/2023 EFECTIVOtacion70193182 340.00 00655702 EMPLEADO VISITACION LAQUETICONA ANTHONELLA MILAGROS 16/05/2023 EFECTIVO00000071907657 505.40 00130506 EMPLEADO YANAC ESPINOZA FRESIA SEFITH 15/05/2023 TRANSF.BCO.SCOTIABANK 2,177.43 02864143 EMPLEADO SOFIA CAHUANA GUERRA 15/05/2023 EFECTIVO MariaJauregui 1,983.00 02836106 EMPLEADO MARIA JAUREGUI 15/05/2023 EFECTIVO00000047942818 129.00 00194408 EMPLEADO LARA NINAHUANCA JORGE LUIS 15/05/2023 EFECTIVO00000040974390 10.00 01121116 EMPLEADO DAÑINO BRINGAS CHRISTIAM ELIO 12/05/2023 EFECTIVOtacion70193182 481.10 00813396 EMPLEADO VISITACION LAQUETICONA ANTHONELLA MILAGROS 12/05/2023 EFECTIVO00000008817756 236.40 02686265 EMPLEADO SANCHEZ OBREGON HORACIO SALVADOR 12/05/2023 EFECTIVOLOARTE72490332 216.00 02213756 EMPLEADO CHAVEZ LOARTE ROSMEL BENNY 12/05/2023 EFECTIVO00000010195010 47.00 00352239 EMPLEADO VALVERDE GUILLEN JHONNY PEDRO 11/05/2023 EFECTIVO00000075930947 430.00 05187117 EMPLEADO german manuel macalopu sandoval 11/05/2023 EFECTIVO DIEGO46769436 10.98 01225160 EMPLEADO CASTRO CORTEZ DIEGO FIDEL 10/05/2023 EFECTIVO00000047942818 907.90 00171997 EMPLEADO LARA NINAHUANCA JORGE LUIS 10/05/2023 EFECTIVO00000008817756 328.90 02403260 EMPLEADO SANCHEZ OBREGON HORACIO SALVADOR 10/05/2023 EFECTIVOGerman75930947 239.15 05702806 EMPLEADO GERMAN MANUEL MACALOPU 10/05/2023 EFECTIVO00000070012479 68.21 00421890 EMPLEADO CABRERA CASTRO LUCERO MARITA 42 3. Revisión, cálculo e informe de los reembolsos semanales generados por los excedentes en las rendiciones de viáticos presentados por los colaboradores: Los reembolsos se identifican y se envían al Área Tesorería para su regulación previa aprobación del Dpto. de Contabilidad. Esta acción se da los días miércoles de cada semana y se aplican a los saldos a favor de las rendiciones presentadas de los colaboradores después de confirmación del Área de Tesorería. Figura 11 Formato de reembolsos por rendiciones de viáticos. Nota: formato interno de la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. REEMBOLSOS TOTAL FECHA : 01/01/2023 N° DNI NOMBRE Y APELLIDOS MONTO MONEDADESCRIPCION (GLOSA) CC. Aplic.(PZ / PP) OBSERVACIONES 1 PEN Reemb. -23/M&M 2 PEN Reemb. -23/M&M 3 PEN Reemb. -23/M&M 4 PEN Reemb. -23/M&M 5 PEN Reemb. -23/M&M 6 PEN Reemb. -23/M&M 7 PEN Reemb. -23/M&M 8 PEN Reemb. -23/M&M 9 PEN Reemb. -23/M&M 10 PEN Reemb. -23/M&M 11 PEN Reemb. -23/M&M 12 PEN Reemb. -23/M&M 13 PEN Reemb. -23/M&M 14 PEN Reemb. -23/M&M 15 PEN Reemb. -23/M&M 16 PEN Reemb. -23/M&M 17 PEN Reemb. -23/M&M 18 PEN Reemb. -23/M&M 19 PEN Reemb. -23/M&M 20 PEN Reemb. -23/M&M 21 PEN Reemb. -23/M&M 22 PEN Reemb. -23/M&M 23 PEN Reemb. -23/M&M 24 PEN Reemb. -23/M&M Para poder agregar numeros con decilames se debe sustituir el punto "." por la coma "," 43 4. Identificación e informe de los descuentos mensuales generados por los viáticos vencidos y no presentados de los colaboradores: Los descuentos se identifican y se informan al Área de Recursos Humanos por ser parte de descuentos en los haberes de los colaboradores, previamente existe coordinación interna y aviso de dichos descuentos a los colaboradores. Los descuentos se identifican y se informan cada 20 del mes según cronograma. Una vez responde el Área de R.R.H.H. de haber realizado los descuentos (día en que se deposita los haberes del personal, entre el 26 y 28 de cada mes), reviso que se haya descontado la misma información enviada por contabilidad, y los aplico al saldo pendiente por rendir del colaborador. Se utiliza una cuenta cuente para manejar el control y cuadre de estos movimientos. Figura 12 Formato de descuentos de haberes por tener pendientes en rendiciones de viáticos. Nota: formato interno de la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. COA LEGAJO EMPLEADO CIA CC N° PP PP FECHA DEPOSITO MONTO DEPOSITADO MONTO PENDIENTE TOTAL A DESCONTAR MONEDA MES AÑO DETALLE OBSERVACION 00571 0571… pp - PEN 00571 0571… pp - PEN 00571 0571… pp - PEN 00571 0571… pp - PEN 00571 0571… pp - PEN 00571 0571… pp - PEN 00571 0571… pp - PEN 00571 0571… pp - PEN 00571 0571… pp - PEN 00571 0571… pp - PEN 00571 0571… pp - PEN 00571 0571… pp - PEN 00571 0571… pp - PEN 00571 0571… pp - PEN -S/ DESCUENTO DE HABERES MES …..... 202_ TOTAL DESCUENTOS 44 5. Análisis, ajustes y reclasificaciones en el cierre contable: Realizo análisis de las denominadas cuentas puente que se utilizan al registrar la aplicación de las facturas pagadas por rendiciones y las aplicaciones de los descuentos, estas cuentas deben estar en cero cada mes y se informa al Dpto. de Contabilidad su cuadre. También, se analiza las cuentas de flota y se reclasifica si existiera un error de registro o digitación. Figura 13 Hoja de cálculo para el análisis de la cuenta puente 474000. Nota: formato interno de la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. CTA. 474000 USUARIOS CENTRO DE COSTOS FOVASQUEZ JDE_BAMER KOLIVA MHCUADROS PLYNCH RMAYPU Total general 0571 0571010 - - 0571304 1.514,10 0,00 1.514,10 0571306 0,00 0,00 0571411 0,00 0,00 0571412 219,00- 0,00- 219,00 0,00- 0571413 - - 0571416 - - 0571417 0,00- 0,00- 0571418 0,00- 0,00- 0571419 0,00- 0,00- 0571422 0,00- 0,00- 0571423 0,00 0,00 0571424 - - 0571425 - - 0571426 0,00 0,00 0571427 - - 0571428 - - 0571513 - - 0571515 5.952,95- 5.914,10 38,85- 0571611 0,00- 0,00- 0571704 44.495,34 43.566,93- 948,00- 19,59- 0571900 0,00 0,00 0571940 Total general 46.009,44 49.738,88- 5.914,10 0,00- 948,00- 219,00 1.455,66 45 6. Confirmación de constancias de adeudos cero presentados por el personal cesante. El personal que se desprende del vínculo laboral con la empresa tiene que presentar un formato de adeudo cero al Dpto. de Contabilidad para confirmar que no tiene deudas pendientes a la fecha de su cese, esta confirmación lo realizo mediante correo electrónico, informando al área de recursos humanos, al área donde perteneció el personal cesante y solicitando la conformidad de mi N+1. Figura 14 Formato de constancia de adeudo cero. Nota: formato interno de la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. 46 7. Capacitación al personal del área contable. Para las actividades de registro de rendiciones de viáticos se necesita apoyo por la cantidad de rendiciones que se presentan, para ello se contratan practicantes del área, generalmente se contratan dos practicantes. Cada vez que ingresa un personal al área de contabilidad me encargo de realizarle una capacitación en el sistema ERP FLEX de los módulos que utilizará. Figura 15 Archivo de apoyo para capacitación del personal en formato Microsoft PowerPoint. Nota: archivo interno de la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. 47 2.2.2. Electro Dunas S.A.A. Desde el 15 de enero del 2018 hasta el 31 de octubre del 2018, laboré en la empresa Electro Dunas S.A.A. en el cargo de analista de cuentas por cobrar, la empresa se dedica al rubro de distribución y comercialización de energía eléctrica en el departamento de Ica. Fui entrevistado por el contador general Sr. Agustín Pinedo, donde ejercí las siguientes funciones: 1. Registro consolidado de ventas por sede. Se registraba mensualmente y de forma consolidada por cada unidad comercial (Ica, Pisco, Chincha y Nazca) la venta generada por la distribución de energía. Se registraba en el sistema integrado ERP Exactus. 48 Figura 16 Asiento contable por la facturación de venta generada por la distribución de energía. Nota: asiento consolidado de la facturación de la unidad comercial de Ica del SGC. 49 2. Registro de las estimaciones por cobranza dudosa y del recupero de las cobranzas dudosa. Para el registro de las estimaciones por cobranza dudosa el área comercial brindaba la información de las deudas incobrables reconocidas en el mes. Para el registro del recupero de las cobranzas dudosas el área comercial brindaba la información, la cual se analizaba si dicho recupero corresponde a una provisión del ejercicio o ejercicios anteriores. Si el recupero corresponde a una provisión del ejercicio se revierte el gasto y si es de ejercicios anteriores se reconoce un ingreso. Figura 17 Asiento contable por el recupero cobranza dudosa. Nota: asiento del recupero de cobranza dudosa en formato Microsoft Excel para exportar al sistema ERP Exactus. 3. Conciliación de ventas. En este proceso comparaba la información de ingresos por venta de energía registrada en la contabilidad con la información reportada por la gerencia de Tarifas y Compra de Energía a través del Informe de Gestión Mensual (IGM). Después de comparar se determinaba, sustentaba y explicaba las diferencias entre los ingresos reportados por la Gerencia Comercial a través del IGM y la información contable. 50 Figura 18 Formato del Informe de Gestión Mensual (IGM). Nota: información interna de la empresa Electro Dunas S.A.A. 51 4. Arqueo de caja. El arqueo de caja lo realizaba una vez al mes y en la ciudad de Ica. Se cotejaban el dinero físico de billetes y monedas de la caja chica, y se colocaban las observaciones pertinentes. Terminado el arqueo se informaba mediante correo corporativo al contador general del término y resultado del proceso. Figura 19 Formato de Arqueo de Caja Chica. Nota: información interna de la empresa Electro Dunas S.A.A. I.- Datos Generales Nombre del Responsable del Fondo Carla Cavero Quiroga Importe del Fondo S/. 80,000.00 II.- Efectivo disponible: Denominación Cantidad Importe Denominación Cantidad Importe S/. 0.01 0 0.00 S/. 10.00 503 5,030.00 S/. 0.05 68 3.40 S/. 20.00 295 5,900.00 S/. 0.10 314 31.40 S/. 50.00 202 10,100.00 S/. 0.20 536 107.20 S/. 100.00 264 26,400.00 S/. 0.50 410 205.00 S/. 200.00 0 0.00 S/. 1.00 871 871.00 S/. 2.00 870 1,740.00 S/. 5.00 980 4,900.00 Subtotal 7,858.00 Subtotal 47,430.00 S/. 55,288.00 III.- Documentos definitivos: Item Tipo C/P Fecha Número Importe 1 ERC 11/09/2018 19809 700.00 2 ERC 11/09/2018 19795 JAVIER GAVILAN 200.00 3 ERC 11/09/2018 19794 AUGUSTO MORAN 1,000.00 4 ERC 11/09/2018 19792 ANGEL GARCIA 800.00 5 ERC 6/08/2018 19778 RICARDO NAVARRO 6,000.00 6 ERC 27/08/2018 19712 ADRIAN ASPUR 100.00 7 ERC 13/08/2018 19610 VIVIAN VALLEJOS 4,000.00 8 ERC 10/09/2018 19187 EDGAR SUEL 115.13 9 ERC 10/09/2018 19539 EDGAR SUEL 95.00 10 ERC 10/09/2018 19779 JOSE PARDO 159.90 11 ERC 11/09/2018 19762 LIZA DIAZ 211.00 12 FONDO FIJO 11/09/2018 RENDICIÓN FONDO FIJO N° 20 6,130.97 19,512.00 IV.- Documentos provisionales por rendir Item Fecha Importe 1 7/08/2018 2,600.00 2 7/09/2018 100.00 3 3/09/2018 2,500.00 5,200.00 V.- Conciliación de Saldos Importe Disponible de efectivo 55,288.00 Documentos definitivos 19,512.00 Documentos provisionales 5,200.00 80,000.00 Importe según Arqueo 80,000.00 Importe según Fondo Fijo 80,000.00 0.00 Observaciones : Siendo las 9:00 pm del 11 de septiembre del 2018, firman en señal de conformidad : Carla Cavero Quiroga Mario Cuadros Abanto Nombre persona que realiza el arqueo Arqueo de Fondos Fijos Total Arqueo de Fondos fijos Diferencia Existen 2 vales provisionales pendientes de rendición con más un mes antigüedad. Existen 02 fondos no reembolsados con más de un mes de antigüedad. Total documentos provisionales MIGUEL UCULMANA ND VIOLETA JAYO ROBERTO LORENZATI MARIO CUADROS Total documentos definitivos Solicitante Autorizado JOHNNY ESPEJO FLORES MIGUEL ANGEL ROMERO ARQUEO DE CAJA CHICA En la ciudad de Lima, a las 05:00 pm horas del día 11 de septiembre del 2018, se procede a efectuar el Arqueo de fondos fijos de la empresa Electro Dunas S.A.A en presencia del responsable del fondo fijo Sr(a) Carla Cavero Quiroga y el responsable del Arqueo la Sr. Mario Monedas Billetes Total efectivo en monedas y billetes Proveedor 52 5. Análisis de cuentas por cobrar e ingresos. Analizaba las cuentas por cobrar comerciales, cuentas por cobrar diversas y las cuentas de ingreso por servicios, para poder explicar las variaciones de los rubros correspondientes en los estados financieros. Figura 20 Formato de Análisis de Variación de Ingresos. Nota: información interna de la empresa Electro Dunas S.A.A. Suma de SALDO MES TIPO CLASIFICACION CTA. MODIFICADA GLOSA MODIFICADA TIPO DE ASIENTO Enero Febrero Marzo Total general 1. ESTIMADO 31,752,716.77 29,130,104.37 30,560,315.04 91,443,136.18 2. REVERSION ESTIMADO -30,385,220.19 -31,752,716.77 -29,130,104.37 -91,268,041.33 3. FACTURACION SERVICIOS FACTURACION SERVICIOS 70.4.1.1.02.02 MT2 (TAR 54-61) REGULADO FVEN 2,964,840.83 2,700,592.69 2,527,312.65 8,192,746.17 MT2 (TAR 54-61.- REGULADO FVEN 4,385.44 4,385.44 70.4.1.1.02.03 MT3 (TAR 42-63) REGULADO FVEN 7,903,279.03 7,620,949.42 7,263,887.81 22,788,116.26 MT3 (TAR 42-63.- REGULADO FVEN 5,828.82 5,828.82 70.4.1.1.02.04 MT4 (TAR 32-61-63) REGULADO FVEN 1,081,309.63 1,121,712.36 1,101,749.53 3,304,771.52 MT4 (TAR 32-61-63.- REGULADO FVEN 2,744.22 2,744.22 70.4.1.1.03.01 BT2 REGULADO FVEN 57,260.78 56,511.79 58,644.93 172,417.50 70.4.1.1.03.02 BT3 REGULADO FVEN 384,497.52 422,154.20 432,504.13 1,239,155.85 70.4.1.1.03.03 BT4 (TAR 30-31-43-57) REGULADO FVEN 210,572.78 223,774.16 218,727.00 653,073.94 BT4 (TAR 30-31-43-57.- REGULADO FVEN 414.56 414.56 70.4.1.1.03.04 BT5 (TAR 21) REGULADO FVEN 46,404.35 48,886.91 48,748.74 144,040.00 BT5 (TAR 21.- REGULADO FVEN 1,197.54 1,197.54 70.4.1.2.03.01 BT5 (TAR 21) CONSUMO RESIDENCIAL FSEC 4,414.80 647.55 987.42 6,049.77 FVEN 11,244,581.72 11,926,130.47 11,210,203.13 34,380,915.32 BT5 (TAR 21.- CONSUMO RESIDENCIAL FVEN 669,895.27 669,895.27 70.4.1.2.03.02 BT5 (TAR40-50-52-55) CONSUMO NO RESIDENC FSEC 10,222.71 2,804.27 4,141.56 17,168.54 FVEN 4,065,746.15 4,417,670.43 4,181,711.11 12,665,127.69 BT5 (TAR40-50-52-55.- CONSUMO NO RESIDENC FVEN 78,178.68 -6.27 78,172.41 70.4.1.2.03.04 BT6 (TAR 41-51) CONSUMO NO RESIDENCIAL FVEN 131,692.04 142,037.00 146,818.15 420,547.19 BT6 (TAR 41-51.- CONSUMO NO RESIDENCIAL FVEN 1,650.97 1,650.97 70.4.1.2.03.05 ALUMBRADO PÚBLICO FSEC -252.29 -252.29 FVEN 1,438,164.07 1,540,289.22 1,325,917.74 4,304,371.03 70.4.1.2.03.06 SERVICIOS PROVISIONALES ENERGIA FSEC 169.25 281.67 1,771.27 2,222.19 70.4.1.2.03.07 RECUPERO DE ENERGIA FSEC 191.45 191.45 FVEN 137,547.46 167,604.25 197,972.15 503,123.86 70.4.1.2.03.08 CARGO POR AFIANZ. DE LA SEG. ENERGETICA - CASE FVEN 9.85 308.64 318.49 70.4.1.2.03.09 768,308.50 768,308.50 70.4.1.3.01.01 PEAJES POR SISTEMAS DE TRANSMISION CG -715,337.52 -727,659.57 -675,209.55 -2,118,206.64 FSEC 586,216.07 596,239.73 525,449.66 1,707,905.46 70.4.1.3.01.02 PEAJES POR SISTEMAS DE DISTRIBUCION FSEC 742,173.55 740,586.49 713,697.27 2,196,457.31 70.4.1.5.01.01 FOSE- FONDO DE COMPENS. SOCIAL ELÉCTRICA CG -224,919.78 -304,478.01 -358,444.16 -887,841.95 70.4.1.5.01.02 MECAN. DE COMPENS. DE LA TARIFA ELEC.RESIDENCIAL - FISE FVEN -197,815.47 -196,521.16 -191,122.00 -585,458.63 Total 3. FACTURACION SERVICIOS 29,870,777.53 31,264,509.37 29,504,270.86 90,639,557.76 4. PRECIO DE COMP. DE ENERG.A NIVEL GENERAC. PRECIO DE COMP. DE ENERG.A NIVEL GENERAC. 70.4.1.5.02.01 PRECIO DE COMP.DE ENERG.A NIVEL GENERAC.CG -1,062,684.49 -1,264,666.56 -1,095,102.67 -3,422,453.72 Total 4. PRECIO DE COMP. DE ENERG.A NIVEL GENERAC. -1,062,684.49 -1,264,666.56 -1,095,102.67 -3,422,453.72 5. MECANISMO DE COMPENSACION MECANISMO DE COMPENSACION 70.4.1.5.01.02 MECAN. DE COMPENS. DE LA TARIFA ELEC.RESIDENCIAL - FISECG 1,391.86 111,349.28 111,349.28 224,090.42 Total 5. MECANISMO DE COMPENSACION 1,391.86 111,349.28 111,349.28 224,090.42 6. ENERGÍA NO FACTURADA CLIENTES COMUNES EXTORNO DEL ESTIMADO 70.4.1.4.01.02 ENERGÍA NO FACTURADA CLIENTES COMUNESCG -623,053.32 -850,664.30 15,181.69 -1,458,535.93 REVERSION DEL EXTORNO DEL ESTIMADO 70.4.1.4.01.02 ENERGÍA NO FACTURADA CLIENTES COMUNESCG 406,169.34 623,053.32 850,664.30 1,879,886.96 Total 6. ENERGÍA NO FACTURADA CLIENTES COMUNES -216,883.98 -227,610.98 865,845.99 421,351.03 Total general 29,960,097.50 27,260,968.71 30,816,574.13 88,037,640.34 53 6. Elaboración y presentación del registro de ventas e ingresos electrónico en el Programa de Libros Electrónicos - PLE. Para poder realizar esta función solicitaba la información detallada al área de sistemas de todos los comprobantes de pago que sustentaban una venta registrados en el mes en formato Microsoft Excel, luego se validaba en el PLE para determinar la cantidad de observaciones que tenía la información, luego de corregir todos los errores se procedía a presentar en el PLE junto al registro de compras. 54 III. APORTES REALIZADOS 3.1. Aportes Realizados en la Empresa en el Área Contable. 3.1.1. Elaboración del Reporte en Formato Microsoft Excel de “Control de Recepción de Rendiciones de Viáticos”. Para un mejor manejo de la recepción y control de las rendiciones, elaboré el reporte “Control de Recepción de Rendiciones de Viáticos”, anteriormente solo se llevaba el control con el reporte de anticipos que generaba el antiguo sistema contable (sistema denominado ZIG), el cual mostraba el saldo de las cuentas a rendir de los colaboradores, pero este reporte solo mostraba los desembolsos que se le daba al personal (viáticos pendientes) y no el gasto real que se recibía por las rendiciones de viáticos, para ello, realicé un nuevo reporte “Control de Recepción de Rendiciones de Viáticos”, el cual muestra con más detalle los datos de cada rendición recepcionada como el número del registro contable, el contrato relacionado, la fecha de recepción, el usuario responsable del registro, el importe de reembolso y descuento pendiente, así como las observaciones que se identifiquen de forma individual por rendición, ya que existe mucha gestión por el volumen de la documentación. Este reporte ha ayudado a facilitar el cumplimiento del cronograma contable mensual, tener el registro de las rendiciones en el mes corriente, lo cual antes de ello se tenía varios meses de atraso. 55 Figura 21 Formato de Control de Recepción de Rendiciones de Viáticos. Nota: formato interno de la Inspectorate Services Perú S.A.C. REND CC CONTRATO MES FECHA RECEP. TRABAJADOR IMPORTE REGISTRADO USUARIO PZ BACH PZ PN BACH PN MES REGISTRO DSCTOS. REEMBOLSOS SALDO ZIGPP OBS DESCRIPCION 409 423 15135441 12 02/12/2022 CHAVEZ CRUZALEGUI HUGO ERNESTO 3.169,86 MARIO 22000795 18406374 22003635 18406432 12 169,86 REEMBOLSADO 388 424 15056962 12 12/12/2022 GONZALES HERRERA EDGAR CLAUDIO 1.760,00 MARIO 22000845 18735347 22004065 18735359 12 422 423 15135737 / 1513565212 01/12/2022 ALVARADO ARAUCO ALLEN ALEX 3.978,50 MARIA 22000846 18735440 22004072 18735476 12 978,50 REEMBOLSADO 384 411 15156824 12 13/12/2022 NAVARRO CABERO LEOPOLDO 2.000,00 MARIO 22000847 18739772 22004082 18739781 12 398 411 15156824 12 13/12/2022 NAVARRO CABERO LEOPOLDO 2.000,00 MARIO 22000848 18739868 22004084 18739875 12 408 427 15174465 12 01/12/2022 CACERES SALDAÑA BILER DEMETRIO 3.245,67 MARIA 22000849 18747773 22004108 18747797 12 745,67 REEMBOLSADO 416 418 16156477 12 14/12/2022 CHACON DIAZ BORIS 1.594,68 MARIO 22000857 18779066 22004189 18779101 12 94,68 REEMBOLSADO 417 419 15135116 12 14/12/2022 CHACON DIAZ BORIS 1.884,10 MARIO 22000859 18786940 22004193 18786986 12 15,90 DESCONTADO ENE-23 426 418 15144252 12 12/12/2022 PEÑA AVELLANEDA GREGORIO ALEXANDER 1.500,00 MARIA 22000860 18787480 22004218 18788936 12 423 419 15135116 12 14/12/2022 CHACON DIAZ BORIS 1.518,30 MARIO 22000861 18793344 22004221 18793359 12 118,30 REEMBOLSADO 495 423 15135737 / 1513565212 16/12/2022 PEREZ POLO SANTOS JAIME 191,30 MARIO 22000862 18793637 - - 12 191,30 REEMBOLSADO 410 422 15154862 12 13/12/2022 HERNANDEZ QUIJAITE JHEISON 3.000,00 MARIA 22000864 18796202 22004236 18796339 12 382 411 15156824 12 14/12/2022 CASTRO SALAZAR IRENE ROSMERY BEATRIZ 1.028,85 MARIO 22000868 18832934 22004295 18832972 12 28,85 REEMBOLSADO 424 419 15135116 12 12/12/2022 MACEDO FRANCO JOSE CARLOS 1.559,61 MARIA 22000869 18833045 22004343 18843777 12 440,39 DESCONTADO ENE-23 419 419 15144101 12 13/12/2022 TINOCO SURICHAQUI YOSELIN RUTH 3.298,00 MARIO 22000871 18837141 22004308 18837155 12 437 411 15156824 12 13/12/2022 CASTRO SALAZAR IRENE ROSMERY BEATRIZ 3.000,00 MARIO 22000872 18841846 22004336 18841861 12 412 425 15144079 12 12/12/2022 ALVARADO CALDERON KENYI JESUS 3.325,11 MARIA 22000875 18871454 22004391 18871523 12 18,00 843,11 REEMBOLSADO - DESCONTADO ENE-23MANDAR A PAGAR DETRACCION PG 3 428 418 15144209 12 12/12/2022 ROJAS ALIAGA PERCY 1.985,99 MARIA 22000876 18873693 22004403 18873715 12 485,99 REEMBOLSADO 348 424 15056962 12 13/12/2022 GONZALES HERRERA EDGAR CLAUDIO 5.108,17 MARIO 22000877 18874080 22004404 18874109 12 108,17 REEMBOLSADO 427 417 15144320 12 12/12/2022 TRUJILLO CISENARDO LUZ ELENA 1.592,90 MARIA 22000878 18874312 22004407 18874335 12 92,90 REEMBOLSADO 414 422 15154862 12 13/12/2022 BARRERA CANALES SANMY 1.517,28 MARIA 22000879 18884989 22004447 18885011 12 17,28 REEMBOLSADO 411 426 15144093 12 13/12/2022 PAITAN DE LA CRUZ LUIS ANGEL 2.034,56 MARIA 22000899 18962985 22004552 18964656 12 534,56 REEMBOLSADO 399 411 15156824 12 21/12/2022 GRAU SANDOVAL JOSE MIGUEL 704,00 MARIO 22000902 18971142 22004596 18971151 12 104,00 REEMBOLSADO 396 411 15156824 12 21/12/2022 MENDOZA MONAGO ROGER 750,00 MARIO 22000903 18971236 22004597 18971244 12 402 411 15156824 12 21/12/2022 QUIROZ CURIÑAUPA CRISTIAN 585,00 MARIO 22000904 18971321 22004599 18971329 12 DEVOLVIO A CTA INSP S/ 270.00 Y S/ 4.00 - S/ 1,141.00 APLICADO 385 411 15156824 12 13/12/2022 PEÑA LLAPA LENIN AUGUSTO 2.010,00 MARIA 22000905 18971326 22004600 18971351 12 10,00 REEMBOLSADO 401 411 15156824 12 13/12/2022 PEÑA LLAPA LENIN AUGUSTO 2.007,20 MARIA 22000908 18976061 22004619 18976074 12 7,20 REEMBOLSADO 395 411 15156824 12 21/12/2022 PEREZ RASCO HENRY EDISON 3.033,40 MARIO 22000909 18977750 22004620 18977753 12 1.033,40 REEMBOLSADO 400 411 15156824 12 14/12/2022 CASTRO SALAZAR IRENE ROSMERY BEATRIZ 2.008,35 MARIO 22000911 19003119 22004628 19003415 12 8,35 REEMBOLSADO MANDAR A PAGAR DETRACCION PG 15 425 417 15144320 12 21/12/2022 MARAVI CARBAJAL RICARDO 3.000,00 MARIO 22000914 19008297 5436350 19008371 12 459 411 15156824 12 14/12/2022 CASTRO SALAZAR IRENE ROSMERY BEATRIZ 2.229,60 MARIO 22000925 19031187 22004704 19031235 12 229,60 REEMBOLSADO 420 424 15056962 12 12/12/2022 GONZALES HERRERA EDGAR CLAUDIO 5.005,50 MARIO 22000926 19032945 22004706 19032971 12 5,50 REEMBOLSADO 413 426 15144093 12 13/12/2022 VIGO MONTOYA VICTOR HUGO 1.773,06 MARIA 22000928 19055675 22004735 19055702 12 273,06 REEMBOLSADO 433 420 15144199 12 16/12/2022 BERMEJO MEDINA JOSE HUMBERTO 5.827,60 MARIO 22000929 19058426 22004745 19058449 12 827,60 REEMBOLSADO MANDAR PAGAR DETRACCION PG 43 460 423 15135737 / 1513565212 16/12/2022 ALVARADO ARAUCO ALLEN ALEX 4.512,41 MARIA 22000931 19064922 22004778 19066785 12 1.512,41 REEMBOLSADO 474 422 15154862 12 23/12/2022 HERNANDEZ QUIJAITE JHEISON 3.650,80 MARIO 22000933 19068887 22004800 19068931 12 650,80 REEMBOLSADO 397 411 15156824 12 13/12/2022 PISCOYA QUINTANA RICHARD 2.290,21 MARIA 22000938 19071368 22004814 19071392 12 290,21 REEMBOLSADO 436 411 15156824 12 13/12/2022 PISCOYA QUINTANA RICHARD 3.181,30 MARIA 22000944 19101006 22004874 19101101 12 181,30 REEMBOLSADO 383 411 15156824 12 21/12/2022 PISCOYA QUINTANA RICHARD 2.382,10 MARIO 22000945 19101090 22004875 19101139 12 382,10 REEMBOLSADO TOTAL RENDICIONES REGISTRADAS POR MES FILTRADO 95.243,41 56 3.1.2. Participación en el Cambio del Sistema Contable - ERP. En los meses de marzo y junio del año 2022 se realizó un cambio de sistema ERP, del sistema ERP “ZIG” al sistema ERP “FLEX”, el sistema FLEX es un sistema integrado de forma online, el cambio se dio principalmente porque existía una dificultad para generar reportes, existían muchos pasos para los distintos procesos y la presentación de la información no era la adecuada, en este nuevo sistema se trabajó muchos procesos contables desde el inicio ya que el modelo inicial del sistema no se contemplaba aspectos tributarios que solo suceden el Perú, como las detracciones y retenciones, así como el proceso de registro de rendiciones de viáticos. En todo este proceso, participé directamente con el proceso de registro de rendiciones y comprobantes de pago, así como en la validación de la información mostrada en los reportes y el reconocimiento e informe de todas las observaciones que se presentaban en el ambiente de prueba y en el ambiente de producción. El ambiente de prueba se utilizó en los meses marzo y abril del 2022, y se validó el proceso del registro contable, la visualización de los conceptos de los reportes, de los asientos contables, del correcto proceso de cálculo del tipo de cambio y las tablas internas necesarias para alimentar la data, como la tabla de proveedores, la tabla de los códigos de los comprobantes de pago según SUNAT, el plan contable, entre otros. El ambiente de producción se viene utilizando desde mayo del 2022, y hasta junio se validó que lo trabajado en el ambiente de prueba se refleje en el ambiente de producción. Este nuevo sistema mejoró la presentación de datos útiles en los reportes y su fácil manejo para los usuarios, teniendo la información con más celeridad. 57 Figura 22 Sistema ERP Online FLEX – pantalla principal. Nota: Sistema ERP que utiliza la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. 58 3.1.3. Capacitación del Personal Entrante al Área de Contabilidad. Anteriormente no existía un personal encargado de capacitar al personal ingresante al área de contabilidad, lo realiza la persona que lo tendría a cargo, pero dependía del tiempo del mismo y no había una hegemonía en los criterios que se usaba para utilizar el sistema o no se les enseñaba todos los módulos necesarios, teniendo que aprender en la marcha. Generalmente se realiza la capacitación del sistema al personal entrante (practicantes generalmente), por la facilidad que manejo al enseñar me encargo de la capacitación e inducción. La capacitación consiste en su mayoría en el uso del sistema ERP FLEX, que se utiliza para el ingreso de los registros contables, los módulos que se instruyen son los de creación de proveedores, creación de empleados, ingreso de comprobantes de pago, ingreso de pagos, ingreso de asientos diarios y la emisión de reportes. Figura 23 Sistema ERP Online FLEX – Principales módulos contables. Nota: módulos utilizados por el área de contabilidad del Sistema ERP que utiliza la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C. Las capacitaciones efectuadas generaron que el personal entrante pudiera desarrollarse más eficientemente en las funciones contables. 59 3.1.4. Mejoramiento en el Proceso de los Reembolsos Semanales Provenientes de las Rendiciones de Viáticos. En octubre del 2020 sugerí un mejoramiento en el proceso del envío por parte de contabilidad al área de tesorería de los reembolsos a los colaboradores provenientes de las rendiciones de viáticos, anteriormente los reembolsos reconocidos se enviaban el mismo día en que se reconocían y el área de tesorería los depositaba cuando no generaba algún conflicto con el pago de proveedores. Esto generaba reclamos por parte de los colaboradores por su rembolso. El cambio del proceso correspondía a la fecha del envío de la información de reembolsos al área de tesorería y la confirmación de los depósitos efectuados por parte de tesorería. El proceso se cambió y desde octubre del 2020 es el siguiente, contabilidad envía la información de los reembolsos de los viáticos recepcionados y revisados hasta el mediodía de los días miércoles de cada semana, y por parte de tesorería, tiene hasta el jueves de esa semana para dar la confirmación de la realización de esos reembolsos con su sustento correspondiente (voucher de depósito). Con este cambio se evitó el conflicto con la programación de pagos a proveedores, teniendo en cuenta tesorería que los reembolsos estarían programados siempre entre los días miércoles y jueves; y los reclamos de los colaboradores con respecto a la demora del depósito de sus reembolsos, ya que están informados que los depósitos se pueden dar entre los días miércoles y jueves. 60 Figura 24 Formato de Reembolsos de Rendiciones de Viáticos del año 2023. Nota: formato interno de la Inspectorate Services Perú S.A.C., se muestran los reembolsos enviados al área de tesorería del año 2023. 61 IV. DISCUSIÓN Y CONCLUSIONES 4.1. Discusión. En la elaboración de este informe de trabajo de suficiencia profesional he procurado plasmar en líneas la experiencia laboral adquirida de los cuatro últimos años, enfocando el informe en los últimos tres años que he venido laborando en la empresa Inspectorate Services Perú S.A.C., donde se contribuyó con la elaboración del reporte de “Control de Recepción de Rendiciones de Viáticos” porque no se contaba con un formato que muestre la información necesaria para el control y recepción de las rendiciones. Se participó en el cambio de mejor sistema ERP denominado FLEX, este cambio se da porque el antiguo sistema ERP no era amigable con el usuario teniendo demasiados pasos para generar reporte y dificulta en su uso. Otras contribuciones, son la realización de capacitaciones competentes al personal entrante del cual se da a los practicantes que ayudan al registro de las rendiciones de viáticos, y el mejoramiento del proceso de los reembolsos donde se presentaba conflictos con la programación de pagos a proveedores y desconcierto con la confirmación de la fecha de reembolso solicitada o consultada por los colaboradores. Las experiencias expuestas y la formación dada por la Universidad Nacional del Callao demuestran la competencia necesaria para afrontar los retos profesionales que se presentan en el proceso de rendiciones de viáticos, tal como lo establece el autor Montan el cual señala que hay una incidencia positiva en el control de gastos de viáticos porque se redujo los costos a través del formato de rendición de viáticos documentado; y los autores Barzola y Ticsihua, que señalan que la rendición de viáticos incide de manera fundamental en su información financiera, tales autores también respaldan mi trabajo de experiencia profesional. 62 4.2. Conclusiones. Las conclusiones del presente informe son los siguientes: a. La elaboración del reporte “Control de Recepción de Rendiciones de Viáticos”, ha sido efectivo y mejor que otros formatos que se utilizaban anteriormente, generando una celeridad en el proceso de registro y una disminución de viáticos vencidos en la presentación de la información financiera mensual. b. El nuevo sistema ERP FLEX se viene utilizando de manera óptima sin ninguna observación en la información de los reportes y en los procesos de registro. c. Las capacitaciones que yo realicé al personal ingresante al área de contabilidad, han originado que el personal contable adquiera la competencia necesaria para cumplir con sus funciones de forma eficiente. d. El mejoramiento del proceso de reembolsos semanales, generó disminución en el conflicto que generaba al pagar los reembolsos en los días que se tenían programados los pagos a proveedores y reclamos por consultas de los colaboradores en función de la fecha en que se les deposita el reembolso. 63 V. RECOMENDACIONES Se proponen las siguientes recomendaciones: a. Se sugiere utilizar el reporte elaborado de “Control de Recepción de Rendiciones de Viáticos” como modelo para el control de otros procesos relacionados a gastos generados por la empresa. b. Se propone realizar un instructivo debidamente autorizado del proceso de registro de rendiciones y comprobantes de pago en el sistema ERP FLEX, para que sea utilizado como una guía para el uso del sistema ERP online. c. Se recomienda elaborar e implementar un plan de capacitación anual a todos los involucrados en el proceso de rendiciones de viáticos, para mejorar las habilidades y conocimientos de los colaboradores, generando mayor productividad y calidad en el proceso de rendiciones de viáticos. d. Se propone implementar una guía de instrucción del proceso de los reembolsos debidamente aprobado por la gerencia para mejorar las comunicaciones y el manejo de conflictos. 64 VI. BIBLIOGRAFÍA Alvarado Araujo, C. M., & Ledesma Huapaya, E. 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Cap-call & paid 32110 32110 Stocks - Laborat consumables 10102 10102 Subscrib. Cap-call nopaid 32120 32120 Stocks-Chemicals consumables 10110 10110 Subscribed capital-uncalled 33510 33510 Stock work in progress 10400 10400 Share premiuns 34500 34500 WIP inventories-0-30 days 10610 10610 Legal reserve 34501 34501 WIP inventories -31-60 days 10611 10611 Reserve-hedging instrume