UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD TRABAJO DE SUFICIENCIA PROFESIONAL PARA OPTAR EL TITULO PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO “LA AUDITORIA INTERNA Y LA GESTIÓN DE LA EMPRESA AJINOMOTO DEL PERU S.A.” AUTOR: ELMER RAFAEL FERRER ROMERO ASESOR: MG. EMMA ALVAREZ GUADALUPE Callao, 2023 PERU 31 I 31 HOJA DE REFERENCIA DEL JURADO Y APROBACIÓN. MIEMBROS DEL JURADO: • DR. Walter Víctor Huertas Niquen PRESIDENTE • MG. Liliana Ruth Huamán Rondón SECRETARIO • MG. Luis Eduardo Romero Dueñez VOCAL • MG. Luis Enrique Verastegui Mattos MIEMBRO SUPLENTE ASESOR: MG. Emma Rosario Alvarez Guadalupe N.º de Libro: N. 001 N.º de Folio: N. 011 N.º de Acta: N. 015-2023-05 Fecha de Aprobación: 19 DE NOVIEMBRE DEL 2023 Resolución de Sustentación: N. 508-2023-CFCC/TR-DS I II 2 3 31 3 DEDICATORIA. A Dios por las bendiciones que siempre me otorga. A mi esposa, por su paciencia, amor y consejos a través de todo este tiempo juntos. A mis Hijos, por ser la motivación. A mi suegra, por su gran apoyo y confianza depositada en mí. A mis Padres, por ser el pilar fundamental en todo lo que soy, su educación, responsabilidad. 31 AGRADECIMIENTO. A Dios, ante los diversos problemas, obstáculos que puedan existir siempre me brinda posibilidades de mejorar cada día, quien guía mi camino y me ayuda a conseguir las metas propuestas en mi vida. Mi agradecimiento a la Universidad Nacional del Callao, mi alma mater por brindarme los conocimientos para enfrentar el mundo laboral. A mi asesora y a los profesores que me ayudaron el transcurso del módulo a guiarme para elaborar este informe. V 1 ÍNDICE ÍNDICE DE TABLAS…………………………………………………...……..2 ÍNDICE DE FIGURAS……………………………………………..……….....3 INTRODUCCION………………………………………………………………5 I. ASPECTOS GENERALES…………………………………………………7 1.1. Objetivos…………………………………………………….….…………7 1.1.1 Objetivo general…………………………………………………………7 1.1.2. Objetivos específicos……………………………………..……………7 1.2. Organización de la Empresa………………………...…..…………...…8 II. FUNDAMENTACIÓN DE LA EXPERIENCIA PROFESIONAL….…...29 2.1. Marco Teórico………………………………………………….…….…..29 2.1.1. Antecedentes Internacionales…………………………………….…29 2.1.2. Antecedentes Nacionales…………………………………………….33 2.1.3. Marco Conceptual……………………………………………………..37 2.1.4. Marco Normativo o Legal……………………………………………..38 2.1.5. Definición de términos básicos ………………………….…………..44 2.2. Descripción de las Actividades Desarrolladas …………………….…46 III. APORTES REALIZADOS…………………………………………...…..50 3.1. Aportes realizados en la empresa……………………………………..50 IV. DISCUSIÓN Y CONCLUSIONES………………………………………81 4.1. Discusión…………………………………………………………………81 4.2. Conclusiones………………………………………………………….…83 V. RECOMENDACIONES…………………………………………………..85 VI.REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS……………………………...…….86 ANEXOS………………………………………………………………………89 2 ÍNDICE DE TABLAS Tabla N° 1: Listado de productos mayor vendidos del año 2022 de Ajinomoto del Perú S.A. ……………...……………………………………...19 Tabla N° 2: Relación de los principales clientes del año 2022 de Ajinomoto del Perú S.A. ………………………………………………………………....20 Tabla N° 3: Relación de los principales proveedores del año 2022 de Ajinomoto del Perú S.A. ……………………………………………………..21 Tabla N° 4: Problemáticas en el Control y Gestión de inventarios en las Plantas de Producción ………………………………………………………51 Tabla N° 5: Diferencias en el análisis de Cuentas por Cobrar entre las Área de Finanzas y Auditoría Interna ………………………………………65 Tabla N° 6: Riesgos detectados en Ventas No Giro ………………………69 Tabla N° 7: Problemáticas identificadas al control de inventario ………...76 33 ÍNDICE DE FIGURAS Figura N° 1: Logotipo de Ajinomoto del Perú S.A. ………………………..8 Figura N° 2: Sede administrativa de Ajinomoto del Perú S.A. …………..9 Figura N° 3: Sede productiva de Ajinomoto del Perú S.A. ……………….9 Figura N° 4: Productos instantáneos de Ajinomoto del Perú S.A. ……..11 Figura N° 5: Productos nuevas categorías de Ajinomoto del Perú S.A..12 Figura N° 6: Sazonadores básicos de Ajinomoto del Perú S.A. ………..13 Figura N° 7: Sazonadores completos de Ajinomoto del Perú S.A. …….14 Figura N° 8: Productos de Food Service de Ajinomoto del Perú S.A. …15 Figura N° 9: Productos Nutrición vegetal de Ajinomoto del Perú S.A. .. 15 Figura N° 10: Ubicación a nivel nacional de Ajinomoto del Perú S.A. …16 Figura N° 11: Presencia a nivel regional de Ajinomoto del Perú S.A. …17 Figura N° 12: Marcas de los principales clientes ………………………...20 Figura N° 13: Mapa de proveedores de Ajinomoto del Perú S.A. ……...21 Figura N° 14: Marcas de los principales proveedores …………………..22 Figura N° 15: Organigrama de Ajinomoto del Perú S.A. ……………..…24 Figura N° 16: Organigrama Departamento de Auditoría Interna ……….24 Figura N° 17: Perfil de navegación del ERP SAP …………………….….27 Figura N° 18: Registros elaborados en Excel …………………………….28 Figura N° 19: Distribución de los departamentos de producción ………50 Figura N° 20: Manual del inventario de Producción – Creación ………..52 Figura N° 21: Manual del inventario de Producción – Formato ………...53 Figura N° 22: Manual del inventario de Producción – Kardex ………….54 Figura N° 23: Manual de Inventario – Control y Gestion de Inventario ..55 Figura N° 24: Manual de Inventario – Ajuste de inventario ……………..56 Figura N° 25: Implementación del Procedimiento – Creación ……….....57 Figura N° 26: Implementación del Procedimiento – Formato …………..58 Figura N° 27: Implementación del Procedimiento – Kardex …………....59 Figura N° 28: Implementación de Procedimiento – Revisión Kardex ….60 4 Figura N° 29: Implementación de Procedimiento – Control y Gestion de Inventario ……………………………………………………………………..61 Figura N° 30: Implementación de Procedimiento – Ajuste de Inventario..62 Figura N° 31: Implementación de Procedimiento - Saldos del Mayor …..63 Figura N° 32: Reunión de Cuentas por Cobrar ……………………………64 Figura N° 33: Reporte de Control elaborado por el Área de Finanzas ….66 Figura N° 34: Indicador DSO elaborado por el Área de Finanzas ………66 Figura N° 35: Reporte de Control Área de Auditoría Interna …………….67 Figura N° 36: DSO elaborado por el Área de Auditoría Interna ………….67 Figura N° 37: Seguimiento Políticas de Línea de crédito …………….…..68 Figura N° 38: Ventas No Giro – Cliente Ancro octubre 2020 ……………..70 Figura N° 39: Indicador Periodo medio de cobro ………………………….70 Figura N° 40: Cuentas por Cobrar - Saldos deudores …………………….71 Figura N° 41: Distribución de almacenes a nivel nacional ……………….72 Figura N° 42: Distribución de material Publicitario a nivel nacional ……..73 Figura N° 43: Saldos del Mayor de material publicitario ……………….…73 Figura N° 44: Reporte de Índice de Rotación al cierre del año 2020 ……74 Figura N° 45: Saldos del Mayor al 2021 ……………………………………75 Figura N° 46: Reunión con Gerencia de Marketing ……………………….76 Figura N° 47: Control de Inventario elaborado Dpto. Marketing ……...….77 Figura N° 48: Acuerdos con Gerencia de Marketing …………………...…77 Figura N° 49: Capacitacion sobre Gestion y Control de Inventarios …….78 Figura N° 50: Índice de Rotación al cierre del año 2022 ………………….78 Figura N° 51: Saldos del Mayor al 2022 ……………………………………79 Figura N° 52: Reporte control de Stock promocional ……………………..79 5 INTRODUCCIÓN Conforme va creciendo una empresa, más necesidades surgen. Sin mencionar las diversas problemáticas y retos que emergen, que pueden provocar riesgos, pérdidas o crisis. Ante el panorama tan cambiante del mercado, es importante que las empresas mantengan su crecimiento de manera sostenible y en constante seguimiento. Una de las mejores formas de lograrlo es a través de las Auditorías internas. La Auditoría Interna es el sistema que una empresa establece para proteger sus activos. Se basa en un conjunto de normas, políticas y procedimientos para minimizar riesgos y aumentar la rentabilidad y productividad de toda la organización. Una de las grandes ventajas de contar con una Auditoría Interna es asegurar que la empresa está llevando a cabo todas las funciones de cada área para su buen funcionamiento. En caso de que no sea así, detectar los fallos o incumplimientos y tomar medidas oportunas que corrijan esta problemática. En Ajinomoto del Perú S.A. el proceso de Auditoría Interna es un recurso importante para la gerencia general y el comité administrativo debido al entendimiento de la organización y su cultura organizacional, generando valor agregado de forma significativa a los procesos de control, gestión y gobierno de la organización que se efectúan en Perú y en las sucursales de Bolivia, Chile, Ecuador. 6 El departamento de Auditoría Interna en Ajinomoto del Perú S.A, no solo ejecuta un proceso de control permanente, también brinda asesoramiento en temas contables, administrativos y del ERP SAP de las diversas problemáticas de las áreas de gestión, soporte y producción, teniendo como base las directrices establecidas por casa matriz de Japón. 7 I. ASPECTOS GENERALES 1.1. Objetivos El informe de suficiencia profesional sobre experiencia laboral en el campo contable, se presenta con los siguientes objetivos. 1.1.1. Objetivo General El análisis de información contable, financiera que mejoran y protegen el valor de los activos de Ajinomoto del Perú S.A. proporcionado asesoría y prevención ante posibles riesgos. 1.1.2. Objetivo Específicos a) Analizar los procesos en las áreas administrativas, productivas y comerciales para determinar el grado de cumplimiento de las políticas establecidas por Ajinomoto del Perú S.A. b) Asesorar e instruir sobre los procedimientos y políticas establecidas por Ajinomoto del Perú S.A. para la aplicación práctica, evitando errores y fraudes. c) Optimizar el funcionamiento interno de Ajinomoto del Perú S.A. mediante el seguimiento de acciones correctivas que minimicen los riesgos en las operaciones. 8 1.2. Organización de la empresa 1.2.1. Descripción general de la empresa • Razón Social: Ajinomoto del Perú S.A. • Ruc: 20100085063 • Dirección Sede Administrativa: Av. República de Panamá 2455 Distrito: La Victoria Provincia: Lima • Dirección Planta de producción: Av. Néstor Gambetta 7003 Distrito: Callao Provincia: Callao • Actividades económicas: Fabricación de productos para el consumo humano, fabricación de fertilizantes líquidos. Figura 1 Logo de la empresa Nota: Tomado de la página de Ajinomoto del Perú S.A. 9 Figura 2 Ubicación de la sede administrativa. Nota: Tomado de Google Maps. Figura 3 Ubicación de la planta de producción Nota: Tomado de Google Maps. 10 1.2.2. Reseña de la empresa El grupo Ajinomoto desde hace más de 100 años, “Comer bien, vivir bien” ha sido la inspiración que impulsa al grupo, fieles a ese lema se desarrollan productos de calidad para contribuir al bienestar y salud de las personas. En la actualidad el grupo Ajinomoto es líder mundial en la investigación y producción de aminoácidos, con 105 plantas de producción y envasado establecidas en 26 países y regiones. Fabricante mundial de sazonadores de alta calidad, alimentos procesados, bebidas, aminoácidos, productos farmacéuticos y productos químicos especializados. Durante décadas se ha destacado por su contribución con la cultura alimentaria y la salud de las personas mediante una amplia gama de aplicaciones de tecnologías de aminoácidos. Ajinomoto del Perú S.A., filial del Grupo Ajinomoto, se fundó en 1968 en la ciudad de Lima, capital del Perú. Un año después se inauguró la planta de producción de glutamato monosódico en el Callao, primera en su género en el continente americano. Desde esa fecha, el sazonador umami Ajinomoto se produce en el Perú. Siendo líder en el sector de alimentos y sazonadores ofreciendo productos de reconocida calidad, sabrosos y prácticos al alcance de todos los consumidores. 11 Figura 4 Productos instantáneos de consumo masivo de Ajinomoto del Perú S.A. Nota: Tomado de la página web Ajinomoto del Perú S.A. 12 Figura 5 Productos instantáneos de consumo masivo nuevas categorías de Ajinomoto del Perú S.A. Nota: Tomado de la página web Ajinomoto del Perú S.A. 13 Figura 6 Sazonadores básicos de consumo masivo de Ajinomoto del Perú S.A. Nota: Tomado de la página web Ajinomoto del Perú S.A. 14 Figura 7 Sazonadores completos de consumo masivo de Ajinomoto del Perú S.A. Nota: Tomado de la página web Ajinomoto del Perú S.A. 15 Figura 8 Productos de Food Service de Ajinomoto del Perú S.A. Nota: Tomado de la página web Ajinomoto del Perú S.A. Figura 9 Productos de Nutrición vegetal de Ajinomoto del Perú S.A. Nota: Tomado de la página web Ajinomoto del Perú S.A. 16 1.2.3. Presencia en Perú Ajinomoto del Perú S.A. tiene presencia a nivel nacional con oficinas y almacenes propios distribuidas a nivel nacional. Además, cuenta con distribuidoras asociadas en aquellas provincias donde no se ubica una instalación propia. Figura 10 Ubicación geográfica a nivel nacional de Ajinomoto del Perú S.A. Nota: Tomado de la información interna de la compañía Ajinomoto del Perú S.A. 17 1.2.4. Presencia en Perú Ajinomoto del Perú S.A. como parte de la visión de conquistar Latinoamérica con productos del grupo Ajinomoto, tiene establecido un plan de sinergia con Ajinomoto do Brasil Ind. E. Com. De Alimentos LTDA. Es así que los productos elaborados en las plantas de producción del Callao (Perú) como en las de Laranjal Paulista, Limeira, Pederneiras y Valparaíso (Brasil) se exportan a diversos países de Latinoamérica. De esta manera nuestras operaciones comerciales se extienden a los países de Argentina, Bolivia, Colombia, Chile, Ecuador y Panamá. Figura 11 Presencia a nivel regional de Ajinomoto del Perú S.A. Nota: Tomado de la información interna de la compañía Ajinomoto del Perú S.A. 18 1.2.5. Misión Revelar el poder de los aminoácidos para resolver los problemas de alimentación y salud en el mundo. Contribuir a la mejora de la vida alimenticia de la población de Sudamérica y Centroamérica a través de la producción y venta de productos con valor agregado. 1.2.6. Visión Contribuir a un mayor bienestar de las personas en todo el mundo, revelando el poder de los aminoácidos para resolver los problemas de alimentación y salud asociados con los hábitos alimenticios y el envejecimiento. 1.2.7. Fundación Ajinomoto Fundación Ajinomoto; fundada en el año 2003 con el objetivó de cumplir con los compromisos asumidos con la comunidad, como buenos ciudadanos buscamos promover el desarrollo sostenible de la sociedad actuando especialmente en las áreas de nutrición, alimentación y salud, por ser los principales campos de acción de nuestra empresa. 1.2.8. Valor corporativo El Valor Compartido del Grupo Ajinomoto o ASV (Ajinomoto Shared Valué), es la piedra angular sobre la que se erige la cultura de nuestra marca. En sus más de 100 años de existencia, el Grupo Ajinomoto mantiene como pilar de sus operaciones su rol ante la sociedad como buen ciudadano corporativo. En ese sentido, el bienestar que el Grupo Ajinomoto genera a través de toda su 19 cadena de valor, se institucionaliza adoptando el nombre de Ajinomoto Shared Valué - ASV, el cual está enfocado a contribuir a resolver problemas sociales relacionados a la mala alimentación. 1.2.9. Política de calidad Ajinomoto del Perú S.A. parte del Grupo Ajinomoto, cuenta con un sistema propio de aseguramiento de la calidad (ASQUA por sus siglas en inglés) que se basa en el estándar internacional de sistemas de gestión de calidad ISO 9001 y estándares de gestión de fabricación como el Sistema de Análisis de Peligros y de Puntos Críticos de Control (HACCP por sus siglas en inglés).Del mismo modo, en el camino de brindar lo mejor para nuestros empleados y clientes, contamos con las certificaciones internacionales de Calidad (ISO 9001), Medio Ambiente (ISO 14001) y Seguridad (ISO 45001). 1.2.10. Productos Detalle de productos más vendidos de la empresa Ajinomoto del Perú S.A. Tabla 1 Listado de productos mayor vendidos del año 2022 de Ajinomoto del Perú S.A. Nota: Tomado del reporte de ventas Ajinomoto del Perú S.A. Línea de producto Listado de productos Ajinomen AJM Sopa Gallina x 80 GR AJM Sopa Gallina Picante x 80 GR Ajinomen Vaso AJM Vaso Gallina x 51 GR Ajinosillao AJS 150 ML AJS 280 ML Ajinomix AJX Crocante sobre x 96 GR Ajinomix Chifa AJX Chifa tira x 12 GR 20 1.2.11. Clientes Desde la constitución de la empresa Ajinomoto del Perú S.A. ha logrado mantener una relación solida con sus clientes, siendo los más representativos: Tabla 2 Relación de los principales clientes del año 2022 de Ajinomoto del Perú S.A. Ítems Ruc Razón Social 1 20100030838 Yichang & CIA S.A. 2 20100070970 Supermercados Peruanos S.A. 3 20508565934 Hipermercados Tottus S.A. 4 20109072177 Cencosud Retail Perú S.A. 5 20251357413 E & M S.R.L. Nota: Tomado del reporte de ventas de Ajinomoto del Perú S.A. Figura 12 Marcas de los principales clientes Nota: Elaboración propia. 21 1.2.12. Proveedores Entre los principales proveedores de Ajinomoto del Perú S.A. se encuentran Japón, Malasia, Republica de Singapur, China, Brasil, India, México, Chile y Perú, entre otros. Figura 13 Mapa de proveedores de Ajinomoto del Perú S.A. Nota: Tomado del sitio web global del grupo Ajinomoto. Tabla 3 Relación de los principales proveedores del año 2022 de Ajinomoto del Perú S.A. Ítems Razón Social País 1 Tomypak Holdings Berhad Malasia 2 Alfa Group Chile 3 Bremil Group Brasil 4 IFF India 5 Quimpac Perú Nota: Tomado del reporte de compras de Ajinomoto del Perú S.A. 22 Figura 14 Marcas de los principales proveedores Nota: Elaboración propia. 23 1.3. Organigrama de Ajinomoto del Perú S.A. La estructura de la empresa es de modelo vertical, conformado por la Gerencia General y la Sub Gerencia General. Esta se respalda en 4 gerencias centrales y el Departamento de Auditoría Interna. • Gerencia Central 1, conformado por los Departamentos de Contabilidad y Finanzas. • Gerencia Central 2, conformado por los departamentos de Ventas Nacional, Ventas Internacionales, Marketing, Investigación y Desarrolló, Relaciones Publicas, Planeamiento Comercial. • Gerencia central 3, conformado por los Departamentos de Producción de GMS, Producción de Ajinomen, Producción PMA, Producción Ajinosillao, Producción de Fertilizantes Logística, Centro de Almacenamiento y Distribución, Mantenimiento, Ingeniería, Aplicación Industrial, Compras, Ventas Fertilizantes, Administración Planta, Planeamiento y Control, Calidad y Laboratorio. • Gerencia central 4, conformado por los Departamentos de Tecnología de la Información, Legal y Seguros, Recursos Humanos y Administración. • Departamento de Auditoria, conformado por el área de Auditoría interna. Cabe precisar que cada departamento cuenta con una gerencia responsable, a la vez dividas por áreas, las cuales cuentan con una jefatura responsable. 24 Figura 15 Organigrama de Ajinomoto del Perú S.A. Nota: Elaboración propia. Figura 16 Organigrama Departamento de Auditoría Interna Nota: Elaboración propia. 25 1.3.1. Herramienta Tecnológicas – ERP SAP El Sistema SAP o “Systems, Applications, Products in Data Processing”, es un Sistema informático que le permite a las empresas administrar sus recursos humanos, financieros-contables, productivos, logísticos y más, las principales empresas del mundo utilizan SAP para gestionar de una manera exitosa todas las fases de sus modelos de negocios. Las herramientas ofrecidas por SAP tienen la función de ayudar al usuario con todas las tareas administrativas de su empresa y, a través del funcionamiento interno, crear un entorno integrado que permita aumentar la eficiencia de sus usuarios. El ERP de SAP cuenta con tres versiones diferentes: SAP ERP 6.0 – previamente R/3 (Ajinomoto del Perú S.A. cuenta con esta versión). All-In-One (A1) y Business One (B1). SAP ERP 6.0 es la versión diseñada para empresas multinacionales, como las listadas en la lista de “Fortune 500”; esto se debe tanto por la complejidad de la solución, como el costo asociado a esta. Mientras tanto All-In- One y SAP Business One son versiones para pequeñas y medianas empresas (PYMES). SAP establece e integra el sistema productivo de las empresas. Se constituye con herramientas ideales para cubrir todas las necesidades de la gestión empresarial sean grandes o pequeñas en torno a: administración de negocios, sistemas contables, manejo de finanzas, contabilidad, administración de operaciones y planes de mercadotecnia, logística. SAP proporciona productos y servicios de software para solucionar problemas en las empresas que surgen del entorno competitivo mundial, los desarrollos de estrategias de https://web.archive.org/web/20180216162333/https:/nextech.pe/cursos/sap/implementacion-de-sap-business-one/ 26 satisfacción al cliente, las necesidades de innovación tecnológica, procesos de calidad y mejoras continuas, así como, el cumplimiento de normatividad legal impuesta por las instituciones gubernamentales. Los Módulos de aplicación son los siguientes: Gestión financiera (FI). Libro mayor, libros auxiliares, lagers especiales. Controlling (CO). Gastos generales, costes de producto, cuenta de resultados, centros de beneficio. Tesorería (TR). Control de fondos, gestión presupuestaria. Sistema de proyectos (PS). Grafos, contabilidad de costes de proyecto. Gestión de personal (HR). Gestión de personal, cálculo de la nómina, contratación de personal. Mantenimiento (PM). Planificación de tareas, planificación de mantenimiento. Gestión de calidad (QM). Planificación de calidad, inspección de calidad, certificado de aviso de calidad. Gestión de material (MM). Gestión de stocks, compras, verificación de facturas. Comercial (SD). Ventas, expedición, facturación. Estos módulos son como si fueran “aplicaciones aparte” que se ajustan a cada departamento en cuestión. Digamos todos los departamentos tienen sus programas para gestionar las tareas y después todo se refleja en conjunto en la base de datos común. 27 Figura 17 Perfil de navegación del ERP SAP Nota: Información interna de Ajinomoto del Perú S.A. 1.3.2. Herramienta Tecnológicas – Microsoft Excel Como se ha dicho, Excel es un sistema de hojas de cálculo, planillas de gestión de información de manera ordenada sistemática, permitiendo la automatización de operaciones lógicas (aritméticas, geométricas, etc.) y facilitándole la vida a los contadores, financieros, gestores de información. Excel se trata de una aplicación versátil, útil sobre todo para elaborar tablas, gráficas y otras operaciones de representación información a partir de una matriz virtualmente infinita de filas y columnas en las que pueden introducirse y https://concepto.de/informacion/ 28 personalizarse los datos. Además, Excel cuenta con un sistema de macros o fórmulas automatizadas, que permiten también su empleo con fines de algoritmos y programación. Figura 18 Registros elaborados en Excel Nota: Información interna de Ajinomoto del Perú S.A. https://concepto.de/dato-en-informatica/ https://concepto.de/algoritmo-en-informatica/ https://concepto.de/programacion/ 29 II. FUNDAMENTACION DE LA EXPERIENCIA PROFESIONAL 2.1. Marco Teórico 2.1.1. Antecedentes Internacionales Rizo (2019), en su investigación “Importancia de la auditoría interna para una pyme mexicana: una aproximación cualitativa desde el sector de la construcción” señala como objetivo la implementación de funciones de Auditoría Interna para la aplicación de controles más efectivos, el estudio y evaluación de objetivos a mediano o largo plazo de las empresas, implementado matrices de riesgo, la creación de manuales de procedimientos y actualización de sus organigramas con la descripción de funciones en cada puesto. Llegando a la conclusión que, las pymes no cuentan con una cultura de control interno y carecen de un plan para el logro de sus objetivos (p.102) En mi opinión, el tema de investigación se relaciona con el trabajo presentado debido a la relevancia de contar con un Departamento Auditoría Interna dentro de una empresa, gestionado controles en áreas críticas, aplicando las políticas, matrices de riesgo y actualizando los procedimientos para un adecuado control interno. 30 Arispe (2018), en su investigación “Análisis y Sistematización de un modelo estándar de procedimientos de Auditoría Interna (MEPAI), para entidades públicas” señala como objetivo la necesidad de implementar procedimientos de Auditoría Interna para incrementar la eficiencia en las actividades de las entidades Públicas. Llegando a la conclusión que se debe implementarse un Modelo Estándar de Procedimientos de Auditoría Interna – MEPAI, como instrumento de Control Interno para auditar los diferentes procesos en entidades Públicas del Estado Plurinacional de Bolivia, el cual facilita el desarrollo de la Auditoría Interna y contempla diferentes conceptos importantes durante su desarrollo. (p.80). En mi opinión, esta investigación se relaciona con el trabajo presentado debido a la relevancia de implementar una guía que contenga las etapas, hojas de trabajo a desarrollar en una Auditoría Interna, el cual ayudará al auditor interno en instituciones públicas o empresas del ámbito privado Lozada (2019), en su investigación “Auditoria de gestión y su incidencia en la ejecución presupuestaria de la empresa pública municipal de urbanización y vivienda del Cantón Valencia, año 2018” tiene como objetivo diagnosticar el nivel de capacitación del personal administrativo y verificar el nivel de efectividad de los procesos operativos. Llegando a la conclusión que la falta de capacitación al personal que labora en la entidad, dificulta el cumplimiento con los procesos de cobranza. La escrituración está por debajo del total planificado y existen 31 depósitos que son ingresados en fechas posteriores a su entrega, lo cual genera malestar en los usuarios e intereses por los días de atraso, incidiendo en los resultados de sus servicios, estos no sean los esperados y no se cumplan de manera satisfactoria. (p.74). En mi opinión, esta investigación se relaciona con el trabajo presentado debido a la importancia de realizar una adecuada capacitación al personal administrativo en sus funciones, responsabilidades, procedimientos y Software, que les permitan realizar de forma precisa y sin dificultades sus labores, en beneficio de la institución pública o empresa generando un eficiente desempeño. Malangón y Rendon (2021), en su investigación “Implementación del Departamento de Auditoría Interna en una sociedad anónima” señalan que el objetivo de la Auditoría Interna consiste en apoyar a los miembros de la organización en el desempeño efectivo de sus responsabilidades, para que esto pueda ocurrir, la auditoría proporciona análisis, evaluación, recomendaciones, asesoría e información concernientes a las actividades revisadas. Llegando a la conclusión que, al implementar un departamento de Auditoría Interna en una compañía, traen diversos beneficios, los que sobresalen: a) La Auditoría Interna beneficia a la compañía a una correcta implementación de normas y políticas. b) Actualización o implementación de una correcta gestión de calidad. c) Identificación de los fallos existentes en los diferentes procesos o ciclos de negocios de una compañía. 32 d) Mejora de la comunicación interna e) Prevención de fraude, identificando riesgos potenciales. f) Apoyo en la implementación de planes de acción que ayuden a la compañía al establecimiento de controles adecuados. g) Promueve la mejora continua de los procesos de la organización. h) Apoyo al cumplimiento de objetivos de la compañía. (p.100). En mi opinión, esta investigación se relaciona con el trabajo presentado al identificar las oportunidades de mejora que conlleva la Auditoría Interna dentro de una organización, al implementar normas, políticas, procedimientos que identifiquen los riesgos, con la finalidad de mitigarlos en beneficio de la empresa. Figueroa, Morejón (2022), en su investigación “Gestión de control interno y su incidencia en las operaciones administrativas y financieras del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Chantilín (Saquisilí)” señalan como objetivo investigar el marco teórico, conceptual y legal explicando y fundamentando la relación del control interno con las operaciones Administrativas y Financieras, además de elaborar un manual de gestión de control interno. Llegando a la conclusión que existen debilidades en el control interno, al encontrarse cédulas de gastos sin sustentos, errores en el rol de pagos, contrataciones sin el debido proceso ni garantías, inexistencia de información financiera, desorden en el archivo, incompleto control sobre las fases del ciclo presupuestario. (p.156). 33 En mi opinión, esta investigación se relaciona con el trabajo presentado al concluir que implementar un sistema de control interno permite el seguimiento constante de los recursos económicos y el cumplimiento de las políticas y lineamientos administrativos de la institución pública o empresa. 2.1.2. Antecedentes nacionales Camacho et al. (2021), en su investigación “Auditoría Interna y su Relación con la Gestión de Recursos Humanos de la Empresa Marketing Alterno Perú S.A.C. Magdalena del Mar 2019” identifican como objetivo que la Auditoría Interna guarda una relación con la gestión de recursos humanos, debido a la revisión de procedimientos administrativos y evaluación de herramientas que se utilizan para minimizar riesgos. De acuerdo con los resultados obtenidos se concluye que, la Auditoría Interna se relaciona favorablemente y significativamente con la gestión de recursos humanos al lograr demostrar que la Auditoría Interna guarda relación con la gestión de recursos humanos debido a que con la ejecución de la Auditoría Interna detectará las diversas falencias de la administración y la de su gestión de recursos humanos. (p.49). En mi opinión, esta investigación se relaciona con el trabajo presentado al concluir que la Auditoría Interna a través de la planificación, control y la verificación de los procesos busca mejorar las falencias y así poder alcanzar los objetivos de la empresa. 34 Castro (2021), en su investigación “Sistema de control interno operativo para mejorar la gestión administrativa en la empresa Burga & Asesores Asociados SCRL, Chiclayo 2018” sostiene como objetivo analizar el sistema operativo y diseñar un sistema de control interno para mejorar la gestión administrativa. Llegando a la conclusión que diseñar un sistema de control interno operativo mejoro el ambiente de control, el conocimiento sobre la misión y visión de la empresa, y, sobre todo, la práctica de valores éticos y el comportamiento de sus colaboradores, donde se podrá aplicar métodos a la evaluación de riesgo que permita medir y manejar ciertas situaciones complejas que puedan suscitar en las actividades laborales. (p.86). En mi opinión, esta investigación se relaciona con el trabajo presentado al concluir que es necesario el monitoreo de indicadores de desempeño y el cumplimiento de las políticas y normas de la empresa. Silvera (2018), en su investigación “El Control Interno y su relación con la Auditoría Interna en el Departamento de Tesorería en la Empresa Dominión Perú SAC. Chorillos 2018” identifico como objetivo determinar en qué medida se relaciona el Control Interno con el informe de Auditoría Interna en la empresa en mención. Llegando a la conclusión que el control interno y el informe de auditoría se relacionan con un 66% en el Departamento de Tesorería en la empresa Dominión Perú SAC. Precisando que se observa una relación directa, el cual quiere decir que, a mejor Control Interno, mejor será el informe de Auditoría. (p.48). 35 En mi opinión, esta investigación se relaciona con el trabajo presentado al concluir que el control interno permite conocer el correcto funcionamiento de las normas establecidas, el cual, se verá reflejado al obtener buenos resultados en la empresa, con la finalidad de prevenir fraudes u omisiones en la información que se proporcione la gerencia. Contreras, Idme (2020), en su investigación “La auditoría interna en el proceso de gastos de mantenimiento de las instituciones educativas públicas de la UGEL Cusco – 2020” desarrollaron como objetivo la implementación de Auditorías Internas en los procesos de gastos de mantenimiento en instituciones educativas públicas de la UGEL de la ciudad de Cusco. Llegando a la conclusión que las instituciones educativas en mención, ejecutan según su criterio los gastos presupuestados de mantenimiento, se guían solamente de algunos encargos que la UGEL les indica. Además, un dato importante que se observó que la gran mayoría de estas instituciones educativas informan lo que pueden y muchas veces compran o hacen lo que sea con tal que cuadre los montos gastados con el presupuesto asignado. (p.64). En mi opinión, esta investigación se relaciona con el trabajo presentado al concluir que es necesario realizar capacitación al personal que realizan labores administrativas y de gestión, con la finalidad de mejorar los controles y se minimicen los riesgos en las instituciones educativas o empresas privadas por un inadecuado conocimiento de cómo realizar una buena gestión administrativa. 36 Moran, Sal y Rosas (2022), en su investigación “Auditoría interna optimiza la gestión empresarial de la agencia de viaje y turismo LAT Perú S.A.C. San Borja, Lima 2019” presentan como objetivo, optimizar la gestión empresarial y establecer la manera en que la Auditoría Interna agrega valor para mejorar los procesos operativos. Llegando a la conclusión que la Auditoría Interna optimiza la gestión empresarial, ya que se establece como una base para implantar acciones preventivas y correctivas, además de salvaguardar la información y cumpla con proteger los activos empresariales, manejar de manera eficaz los objetivos de la empresa, así como utilizar eficientemente los recursos. (p.71). En mi opinión, esta investigación se relaciona con el trabajo presentado al concluir que la auditoría interna está orientada para agregar valor y mejorar las operaciones de una empresa. 37 2.1.3. Marco Conceptual Auditoría Interna The Institute of Internal Auditors IIA, (s. f.), definió a la auditoría interna de la siguiente forma: “Una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consultoría diseñada para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a lograr sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno”. Sánchez (2020) plantea que la Auditoría Interna mantiene controles y una supervisión constante, donde se analiza los procedimientos y procesos inherentes a su funcionamiento. Conllevando a la búsqueda de mejoras en las operaciones, en bienestar de la organización. Hernández (2018) define a la Auditoría Interna como un mecanismo de seguridad en las organizaciones, el cual permite al gobierno corporativo tener certeza sobre la confiabilidad de su control interno, su diseño y su funcionamiento. Moreno et al. (2019) define al control interno como un mecanismo de organización y regulación, el cual comprende un conjunto de acciones, normas, políticas y métodos establecidos por las organizaciones con el fin de evitar riesgos de su entorno. 38 Sobre Gestión Quiroga (2020) afirma que la gestión administrativa es responsable de coordinar, controlar y administrar los recursos que dispone cada departamento de la organización para obtener los mejores resultados. Westreicher (2020) afirma que la gestión es un conjunto de procedimientos y acciones que se llevan a cabo para lograr un determinado objetivo, la gestión es una serie de tareas que se realizan para acometer un fin planteado con antelación. 2.1.4. Marco Normativo o Legal Normas internacionales para el ejercicio de la auditoría interna 2017 The Institute of Internal Auditors IIA (2017), Los trabajos que lleva a cabo Auditoría Interna son realizados en ambientes legales y culturales diversos, para organizaciones que varían según sus propósitos, tamaño y estructura, y por personas de dentro o fuera de la organización. Si bien estas diferencias pueden afectar la práctica de la auditoría interna en cada ambiente, el cumplimiento de las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna es esencial para el ejercicio de las responsabilidades de los Auditores Internos y la actividad de Auditoría Interna. https://economipedia.com/author/g-westreicher 39 El propósito de las Normas es: 1. Orientar en la adhesión a los elementos obligatorios del Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna. 2. Proporcionar un marco para ejercer y promover un amplio rango de servicios de auditoría interna de valor añadido. 3. Establecer las bases para evaluar el desempeño de la auditoría interna. 4. Fomentar la mejora de los procesos y operaciones de la organización. Las Normas se conforman en dos categorías principales: Normas sobre Atributos y sobre Desempeño. • Las Normas sobre Atributos, tratan las características de las organizaciones y las personas que prestan servicios de auditoría interna. • Las Normas sobre Desempeño, describen la naturaleza de los servicios de auditoría interna y proporcionan criterios de calidad con los cuales puede evaluarse el desempeño de estos servicios. Las Normas sobre Atributos y sobre Desempeño se aplican a todos los servicios de Auditoría Interna, por ello hago mención del uso de las siguientes Normas Internacionales de Auditoría Interna: Normas sobre Atributo Norma 1311 - Evaluaciones internas. Las evaluaciones internas deben incluir, el seguimiento continuo del desempeño de la actividad de auditoría interna. Autoevaluaciones periódicas o evaluaciones por parte de otras personas dentro de la organización con conocimientos suficientes de las prácticas de auditoría interna. 40 Normas sobre Desempeño Norma 2120 - Gestión de Riesgos. La actividad de auditoría interna debe evaluar la eficacia y contribuir a la mejora de los procesos de gestión de riesgos. Norma 2130 – Control. La actividad de Auditoría Interna debe asistir a la organización en el mantenimiento de controles efectivos, mediante la evaluación de la eficacia y eficiencia de los mismos y promoviendo la mejora continua. Norma 2200 - Planificación del trabajo. Los auditores internos deben elaborar y documentar un plan para cada trabajo, que incluya su alcance, objetivos, tiempo y asignación de recursos. Norma 2240 - Programa de trabajo. Los auditores internos deben preparar y documentar programas que cumplan con los objetivos del trabajo. Norma 2330 - Documentación de la información. Los auditores internos deben documentar información relevante que les permita soportar las conclusiones y los resultados del trabajo. Norma 2400 - Comunicación de resultados. Los auditores internos deben comunicar los resultados de los trabajos. 41 COSO Control Interno – Marco Integrado 2013 Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission COSO, (2013) El control Interno es un proceso llevado a cabo por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con las operaciones, la información y el cumplimiento. Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales. El control interno: • Está orientado a la consecución de objetivos en una o más categorías - operaciones, información y cumplimiento. • Es un proceso que consta de tareas y actividades continuas - es un medio para llegar a un fin, y no un fin en sí mismo • Es efectuado por personas - no se trata solamente de manuales, políticas, sistemas y formularios, sino de personas y las acciones que están aplican en cada nivel de la organización para llevar a cabo el control interno • Es capaz de proporcionar una seguridad razonable no una seguridad absoluta, al consejo y a la alta dirección de la entidad. • Es adaptable a la estructura de la entidad flexible para su aplicación al conjunto de la entidad o una filial, división, unidad operativa o proceso de negocio en particular. 42 El Marco establece tres categorías, que permiten a las organizaciones centrase en diferentes aspectos de control interno: Objetivos operativos: Hacen referencia a la efectividad y eficiencia de las operaciones de la entidad, incluidos sus objetivos de rendimiento financiero y operacional, y la protección de sus activos frente a posibles pérdidas. Objetivos de información: Hacen referencia a la información financiera y no financiera interna y externa y pueden abarcar aspectos de confiabilidad, oportunidad, transparencia, u otros conceptos establecidos por los reguladores, organismos reconocidos o políticas de la propia entidad. Objetivos de cumplimiento: Hacen referencia al cumplimiento de las leyes y regulaciones a las que está sujeta la entidad. Relación entre Componentes y Principios Soportando los esfuerzos de las organizaciones sobre el cumplimiento de objetivos existen cinco Componentes del Control Interno: Es importante considerar que el Control Interno es un proceso dinámico, iterativo e integral. Por lo tanto, el Control Interno no es un proceso lineal en el que uno de los componentes afecta sólo al siguiente. De los cinco componentes de Control Interno que establece COSO, se deberán considerar los 17 principios que representan los conceptos fundamentales relacionados con los componentes para el establecimiento de un efectivo Sistema de Control Interno, por ello hago mención del uso de las siguientes componentes de control Interno: 43 Segundo Componente: Evaluación de Riesgos Sesto Principio: La organización especifica objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y valoración de los riesgos relacionados a los objetivos. Séptimo Principio: La organización identifica los riesgos sobre el cumplimiento de los objetivos a través de la entidad y analiza los riesgos para determinar cómo esos riesgos deben de administrarse. Octavo Principio: La organización considera la posibilidad de fraude en la evaluación de riesgos para el logro de los objetivos. Noveno Principio: La organización identifica y evalúa cambios que pueden impactar significativamente al sistema de control interno. Tercer Componente: Actividades de Control Decimo Principio: La organización elige y desarrolla actividades de control que contribuyen a la mitigación de riesgos para el logro de objetivos a niveles aceptables. Onceavo Principio: La organización elige y desarrolla actividades de control generales sobre la tecnología para apoyar el cumplimiento de los objetivos. Doceavo Principio: La organización despliega actividades de control a través de políticas que establecen lo que se espera y procedimientos que ponen dichas políticas en acción. 44 Quinto Componente: Actividades de Monitoreo Dieciseisavo Principio: La organización selecciona, desarrolla, y realiza evaluaciones continuas y/o separadas para comprobar cuando los componentes de control interno están presentes y funcionando. Diecisieteavo Principio: La organización evalúa y comunica deficiencias de control interno de manera adecuada a aquellos grupos responsables de tomar la acción correctiva, incluyendo la Alta Dirección y el Consejo de Administración, según sea apropiado. 2.1.5. Definición de Términos Básicos Activo: Bienes, derechos y acciones de una persona natural o jurídica. (Glosario de términos económico financiero, 2018, p.21) Activo fijo: Activos permanentes de la persona natural o jurídica, constituidos por bienes muebles, inmuebles y/o intangibles. (Glosario de términos económico financiero, 2018, p.2) Amortización: Procedimiento de reembolso del capital de un préstamo, distribuido en un período de tiempo dado. (Glosario de términos económico financiero, 2018, p.24) Auditoría Interna: Actividad independiente y objetiva de control eficiente, aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una entidad, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. (Glosario de términos económico financiero, 2018, p.25) 45 Balance general: Estado financiero que muestra, a una fecha determinada, el valor y la estructura del activo, pasivo y patrimonio de una empresa. (Glosario de términos económico financiero, 2018, p.27) Capital social: Representado por el capital pagado y el capital suscrito, deduciéndose de éste las suscripciones de capital pendientes de integración. (Glosario de términos económico financiero, 2018, p.35) Cartera vencida: Saldo de los créditos cuyo capital, cuotas de amortización o intereses no hayan sido cancelados íntegramente a la entidad, hasta los 30 días, contados desde la fecha de vencimiento. Para este efecto, la fecha efectiva de contabilización en esta cuenta es el día 31 hasta el día 90. (Glosario de términos económico financiero, 2018, p.35) Comité de auditoría: Comité especializado de naturaleza supervisora del Sistema de Control Interno. (Glosario de términos económico financiero, 2018, p.40) Consumo: Desde el punto de vista de la contabilidad nacional es el gasto final de los hogares y gobierno en bienes durables, no durables y servicios. (Glosario de términos económico financiero, 2018, p.42) Cuenta corriente: Contrato realizado entre una entidad financiera supervisada con una persona natural o jurídica, mediante el cual éste último realiza la apertura de una cuenta de depósito a la vista que utiliza generalmente el giro de cheques para el movimiento de los fondos. (Glosario de términos económico financiero, 2018, p.47) 46 Depreciación: Reducción del valor contable o de mercado de un activo. Representa un gasto no erogable, por lo que no afecta el flujo de fondos. (Glosario de términos económico financiero, 2018, p.51) 2.2. Descripción de las actividades desarrolladas Ingrese a laborar en Ajinomoto del Perú S.A. en junio 2012 al área de Planeamiento y Control Logístico. En julio del año 2014 fui seleccionado para ser miembro del equipo que gestionaría los nuevos procesos administrativos y operativos de Ajinomoto del Perú S.A, donde se implementa el ERP SAP, a cargo de IBM del Perú; durante 12 meses recibí capacitación en procesos operativos y administrativos enfocados con el nuevo sistema a utilizar, donde se establecen las nuevas bases hacia el futuro de la empresa. En el año 2018 me proponen rotar de posición hacia el área de Auditoría Interna. En el año 2022 fui ascendido al puesto de Supervisor del área de Auditoría Interna, donde vengo desarrollándome actualmente y donde cumplo las siguientes actividades. • Análisis de Rendimiento de Materia Prima: Se analiza los movimientos de consumo de Materia Prima realizados por los departamentos de producción, con el objetivo de validar el uso eficiente de los recursos de acuerdo al plan anual de Auditoría Interna. 47 • Actualización de Procedimientos e Instructivos: Revisión detallada de cada proceso establecido por Ajinomoto del Perú S.A. detectando y corrigiendo posibles omisiones o deficiencias. • Capacitaciones en gestión SAP: Se brinda capacitación en operaciones Comerciales, Logísticas y Administrativas del software SAP, con el objetivo que los usuarios mejoren sus capacidades en el uso de la herramienta tecnológica. • Confirmación de saldos a clientes: Solicitudes enviadas a los clientes para verificar las cantidades adeudadas al final de un período específico. • Control de Activo Fijo: Se realiza inventarios físicos de acuerdo al plan anual de Auditoría Interna, donde se valida el estado, condición y uso. Ejecución semestral de acuerdo al plan de Auditoría Interna. • Control de merma de Materia Prima: Revisión de saldos al cierre de mes de las áreas de producción para validar sus indicadores de rendimiento, comparado con el mes anterior e identificar alguna distorsión. • Control de Presupuesto comparado con gastos reales: Revisión del avance de cuenta de gastos principales comparado con el presupuesto establecido y/o aprobado. 48 • Control Interno de cuentas bancarias: Verificación periódica y sorpresiva de las operaciones bancarias para asegurar los correctos depósitos en cuentas de Ajinomoto del Perú S.A. donde se verifica el total cobrado con el total depositado en bancos. • Control de caja Chica: Verificación periódica y sorpresiva del buen uso del fondo asignado para operaciones menores. • Control de emisión de facturas electrónicas, boletas de venta: Ejecución mensual de acuerdo al plan de Auditoría Interna, donde se valida la correcta emisión de documentos de acuerdo al número de serie, verificación de políticas de incremento venta, bonificaciones, regalos, descuentos. • Elaboración de informes de Auditoría Interna: Descripción detallada donde se precisa hallazgos encontrados en una visita de Auditoría Interna. • Inventarios de Producto terminado y Material publicitario: Verificar el stock físico y su condición de rotación a nivel nacional, evidenciar el buen cuidado y control de los bienes. Ejecución mensual de acuerdo al plan de Auditoría Interna. • Inventarios de insumos, envases, semielaborados: Verificar el stock físico y su condición de rotación en las plantas de producción, ejecución trimestral de acuerdo al plan de Auditoría Interna. 49 • Inventarios de Suministros y Repuestos: Verificar el stock físico y su rotación en la planta de producción, ejecución trimestral de acuerdo al plan de Auditoría Interna. • Rotación de Inventario de Material Publicitario: Identificar cuántas veces se convierte el inventario en dinero, específicamente realizamos seguimiento a los bienes que se compra para campañas publicitarias y medir su impacto de distribución a nivel nacional. • Revisión de Cuentas por Cobrar: Verificar los saldos al cierre de un periodo, comparar con la información que sustenta el Área de Finanzas, ejecutar análisis de clientes con mayor morosidad. • Seguimiento de Hallazgos: Continua revisión sobre observaciones ubicadas en auditorías realizadas con el objetivo de corregir y mejorar la eficacia de los procesos. 50 III. APORTES REALIZADOS 3.1. Aportes realizados en la empresa 3.1.1. Implementación del procedimiento para la gestión y control de inventarios en las áreas de producción El proceso de control de inventarios de materias primas en las plantas de producción de Ajinomoto del Perú S.A. empezó en abril del 2019 y culmino en marzo del 2020 de acuerdo al plan anual de Auditoría Interna, este trabajo se ejecutó por primera vez en las áreas de producción con el objetivo de: • Evidenciar los registros de consumos de materias primas en cada orden de producción. • Evidenciar los registros de mermas en el proceso de producción. • Evidenciar el procedimiento de inventario, control, registros y ajustes del inventario al cierre de un periodo. Figura 19 Distribución de los departamentos de producción. Nota: Elaboración propia 51 Culminado el análisis a la Gestion de Inventarios en las Plantas de producción, se identificó que este proceso se realizaba en base a criterios propios o conocimiento heredado, no habiendo una metodología que se aplicara de forma estándar en todas las plantas de producción. Tabla 4 Problemáticas en el Control y Gestión de inventarios en las Plantas de Producción SITUACIÓN INICIAL SITUACIÓN DE MEJORA Reporte de Inventario No está definido que transacción del Software SAP utilizar para extraer el reporte de inventario. Se define las Transacciones del Software SAP: MB52 - Stock de inventarios MB5B - Stock a determinada fecha Kardex de Inventario El Kardex de los movimientos de inventario es llevado en Excel. Se define la Transacción del Software SAP: MB51 – Reporte de Kardex. Control de Inventario *Las diferencias de inventario son corregidas por el asistente del área. *Las diferencias de inventario deben ser revisadas por el Supervisor y aprobadas por la Jefatura del área. *Las diferencias de inventario son cargadas a los consumos de producción. *Las diferencias de inventario deben ejecutarse con las transacciones del Software SAP: Cuenta 6121 Variación de existencias. MI01 - Crear inventario. MI04 - Registrar ajuste de inventario. MI20 - Ejecutar las diferencias de inventario. *El Correcto registro de las diferencias en el inventario permitirá asignar automáticamente las cuentas contables: Cuenta 6593 Diferencia de Inventario; Ajuste (-) Cuenta 7599 Sobrante de Inventario; Ajuste (+) Gestión de Inventario Las hojas de trabajo y los resultados de los inventarios físicos no son archivados. Al cierre de cada mes los inventarios físicos deben ser firmados por los responsables, Jefatura, Supervisor y Asistente. Los documentos al cierre de cada mes deben ser archivados de forma cronológica, como sustento del inventario realizado. Nota: Elaboración propia 52 Antes de mejora Figura 20 Manual de Inventario del Área de Producción Ajinomen - Creación Nota: Creación del reporte en Excel 53 Figura 21 Manual de Inventario del Área de Producción Ajinomen – Formato Nota: Formato físico del inventario realizado 54 Figura 22 Manual de Inventario del Área de Producción Ajinomen – Kardex de Inventario Nota: Los movimientos del Kardex son revisado con la transacción del software SAP MMBE 55 Figura 23 Manual de Inventario del Área de Producción Ajinomen – Control y Gestion de Inventario Nota: El manual de operaciones indica que los ajustes de Inventario se realizan con la transacción del software SAP MIGO 56 Figura 24 Manual de Inventario del Área de Producción Ajinomen – Ajuste de inventario Nota: Cuando se realiza ajuste de inventario con la transacción del software SAP MIGO la diferencia de inventario se carga directamente a la cuenta 61 Variación consumo 57 Mejora Realizada Figura 25 Implementación de Procedimiento de Control de Inventario – Creación Nota: Se define el uso de transacción del Software SAP MB52 y MB5B para ejecutar el reporte de inventario 58 Figura 26 Implementación del Procedimiento de Control de Inventario – Formato Nota: Nuevo Formato de control de inventario físico 59 Figura 27 Implementación de Procedimiento de Control de Inventario – Kardex de Inventario Nota: Se define el uso de la transacción del Software SAP MB51 para revisar el Kardex 60 Figura 28 Implementación de Procedimiento de Control de Inventario – Revisión Kardex de Inventario Nota: Nuevo modelo de Kardex llevado por el área de producción Ajinomen donde se evidencia el uso de las transacciones del Software SAP establecido en nuevo procedimiento 61 Figura 29 Implementación de Procedimiento de Control de Inventario Control y Gestion de Inventario Nota: Cuando se procede a realizar ajustes de inventario con las transacciones del software SAP en fondo se asignan automáticamente las cuentas contables correspondientes por ingreso o faltante de inventario 62 Figura 30 Implementación de Procedimiento de Control de Inventario – Ajuste de Inventario Nota: Se evidencia ajuste de inventario realizado con el grupo de transacciones MI del software SAP, la cual gestiona una correcta clasificación contable por las diferencias ubicadas 63 Figura 31 Implementación de Procedimiento de Control de Inventario Transacción del Software SAP: FAGLB03 Saldos del Mayor Nota: Detalle de ajustes de inventario realizados Comparación (año 2020 antes de mejora) 2021 - 2022 con el correcto registro contable Con el procedimiento de gestión de inventarios que implemente se logró: • Estandarizar el proceso de control de inventarios en todas las plantas de producción a través de un procedimiento único. • Se definió que la fuente de información es el Software SAP, el uso de Excel se establece como un medio auxiliar. • Se estableció una segregación de funciones y responsabilidades, donde los ajustes de inventario lo realizan los supervisores del área, mejorando el control interno. • Al realizarse los ajustes de inventario con las recomendaciones brindadas se evidencia el correcto registro en las cuentas contables, permitiendo identificar la valorización en cada periodo. 64 3.1.2. Implementación del reporte de Cuentas por Cobrar detallado por antiguamiento El Área de Finanzas es el encargado de ejecutar controles y seguimientos para garantizar la precisión de las operaciones financieras en Ajinomoto del Perú S.A. en ese sentido es el responsable de monitorear las Cuentas por Cobrar y para ello tiene establecido reuniones de trabajo con las Áreas Comerciales de manera mensual donde se revisa los saldos pendientes de pago, motivos que conllevan a demora en pagos, acciones para garantizar el cumplimiento de las obligaciones, evidencias de reuniones o coordinaciones con los clientes y compromisos pactados referente a la deuda atrasada. Figura 32 Departamentos que participan en la reunión de Cuentas por Cobrar Nota: Elaboración propia 65 El Área de Auditoría Interna al ser partícipe de las reuniones de Cuentas por Cobrar tiene como objetivo identificar los riesgos, verificar la metodología que se lleva a cabo en las sesiones de cuentas por cobrar y brindar asesoría que permita agilizar el cobro atrasado de una cuenta. Para poder ejecutar un análisis de manera objetivo implemente el reporte de control a las Cuentas por Cobrar, el cual es contrastado con la información que elabora el Área de Finanzas, encontrando las siguientes diferencias. Tabla 5 Diferencias en el análisis de Cuentas por Cobrar entre las Área de Finanzas y Auditoría Interna Área de Finanzas Mejora de Auditoría Interna El atraso en días de una Cuenta por Cobrar se gestiona en base al estatus de: "Vigentes o Vencido" Se revisa solo las deudas Vencidas del reporte. El atraso en días de una cuenta por Cobrar es revisado en base al antiguamiento, donde se analiza la situación de cada cliente y canal de venta. Análisis del indicador “DSO" Days Sales Outstanding, establecido por el Área de Finanzas. Donde se revisa el avance mensual, referente al objetivo anual. Análisis del indicador “DSO" Days Sales Outstanding, establecido por el Área de Finanzas. Se revisa de manera detallada el aporte por cada canal de ventas. No se gestiona revisión a las políticas de línea crédito. Monitoreo de manera semestral a las políticas de líneas de crédito establecidas por el Área Comercial. Nota: Elaboración propia. 66 Área de Finanzas Análisis de Cuentas por Cobrar Figura 33 Reporte de Control elaborado por el Área de Finanzas Nota: Reporte revisado en reuniones mensuales con las áreas comerciales Se identifica el estado de revisión que se efectúa en base al estado “Vigente – Vencido” Figura 34 Indicador DSO elaborado por el Área de Finanzas Nota: Análisis ejecutado para identificar el avance mensual respecto con el objetivo anual de forma consolidada 67 Área de Auditoría Interna Análisis de Cuentas por Cobrar Figura 35 Reporte de Control elaborado por el Área de Auditoría Interna Nota: Reporte donde se valida el antiguamiento en días para verificar su estado de atraso Figura 36 Indicador DSO elaborado por el Área de Auditoría Interna Nota: Análisis al indicador DSO de manera grafica para evaluar su aporte por canal, comparado con años anteriores 68 Figura 37 Seguimiento a las Políticas de Línea de crédito del Área Comercial Nota: Seguimiento a las políticas de líneas de crédito para evidenciar el cumplimiento del área comercial Con el análisis al Reporte de control de Cuentas por Cobrar que implementé identifique la existencia de saldos vencidos que el Área de Finanzas no revisaba de forma mensual, estos montos están agrupados en las ventas No Giro, identificando una situación de riesgo al tener una cartera con atraso que no cuenta con un control riguroso. 69 Tabla 6 Riesgos detectados por Auditoría Interna en Ventas No Giro Área Finanzas - Estado Inicial Área Auditoria - Mejora Realizada El reporte de Cuentas Por Cobrar no contempla el análisis de las ventas No Giro Se revisa y analiza todas las Cuentas por Cobrar. Las ventas No Giro no son parte de la revisión mensual en la reunión de Cuentas por Cobrar. Se identifica las áreas que gestionan ventas No Giro. Área de Administración Área de Marketing Área de Recursos Humanos El Área de Finanzas no informa sobre saldos atrasados de Ventas No Giro. Se establece que el área de Finanzas debe enviar por correo electrónico corporativo de forma mensual el estado de los saldos por cobrar a los canales que gestionan ventas No Giro. El área de Finanzas solicitara estatus de avance, coordinación para evidenciar la gestión del cobro. Análisis con el indicador DSO, sobre estatus de las cuentas por cobrar. Se establece el indicador PMC "Periodo Medio de Cobro, para identificar los días que se demora en cobrar una deuda. Los saldos vencidos de ventas No Giro disminuyen debido al control mensual, evitando que se acumulen mes a mes. Nota: Elaboración propia 70 Mejora Realizada Figura 38 Cuenta por Cobrar con atraso de Ventas No Giro – Cliente Ancro octubre 2020 Nota: Seguimiento del Área de Finanzas para subsanar una cuenta con atraso Figura 39 Indicador PMC elaborado por el Área de Auditoría Interna Nota: Control grafico de la rotación de cuentas por cobrar vencidas en días 71 Figura 40 Revisión de saldos de Cuentas por Cobrar Transacción del Software SAP: FBL5N documentos deudores Nota: Se evidencia que existe una mejora en los saldos atrasados comparado en los años 2020 vs 2022, existiendo una disminución significativa por un adecuado control Con el reporte que implemente en Cuentas por Cobrar se logró: • El Área de Finanzas ejecute un análisis detallado de Cuentas por Cobrar en todos los canales de ventas. • Control de las Cuentas por Cobrar por antiguamiento. • Disminución de los saldos deudores en las cuentas por cobrar. 72 3.1.3. Implementación del reporte de Índice de rotación de inventarios de material publicitario El Área de Auditoría Interna como parte de sus controles implementados realiza de manera mensual visitas a nivel nacional a todos los almacenes donde se encuentran las existencias de Ajinomoto del Perú S.A. para evidenciar el adecuado control a la gestión de inventarios y su conservación física que asegure productos de calidad. Figura 41 Distribución de almacenes de Ajinomoto del Perú S.A. a nivel nacional. Nota: Elaboración propia Además de inspecciones físicas también se ejecuta revisiones en el Software SAP para evidenciar los saldos valorizados al cierre de un periodo. 73 Al cierre del año 2020 se identificó un alto nivel de inventario en los artículos de material publicitario, para determinar su razonabilidad se realiza seguimiento a las compras realizadas por el Departamento de Marketing y la distribución del stock a nivel nacional. Figura 42 Distribución valorizada del Stock de material Publicitario a nivel nacional Nota: Elaboración propia Figura 43 Transacción del Software SAP: FAGLB03 Saldos del Mayor de material publicitario Nota: Análisis del saldo de material publicitario al cierre del año 2020 74 Después del análisis realizado con los saldos del inventario al cierre del año 2020 y evidenciar un incremento notable en valorizado del stock, elabore un reporte de control, sobre el índice de rotación del material publicitario con el fin de evidenciar su correcta rotación a nivel nacional. Figura 44 Reporte de Índice de Rotación al cierre del año 2020 Nota: Se evidencia un alto stock que no tiene rotación hace más de 12 meses El reporte elaborado muestra que existe una gran cantidad de artículos que no están rotando de manera correcta, los cuales llevan en algunos casos más de 12 meses sin ningún tipo de movimiento y que puede perjudicar a Ajinomoto del Perú S.A. 75 En los meses de enero, febrero y marzo 2021 se continua con el análisis identificando que la rotación del stock es lenta e inclusive en el mes de febrero 2021 se realizaron compras por S/ 98,529.53 que aumentan el inventario. Figura 45 Transacción del Software SAP: FAGLB03 Saldos del Mayor Nota: Análisis del saldo de material publicitario al inicio de mazo 2021 Al identificar esta situación se plantea una reunión con el Departamento de Marketing para conocer los controles que elaboran referente a la adecuada rotación del inventario, como se efectúa la distribución del stock a nivel nacional y que transacciones del Software SAP utilizan para su gestión. 76 Figura 46 Reunión con Gerencia de Marketing Nota: Se revisa puntos de control y gestión del stock de material publicitario Tabla 7 Problemáticas identificadas al control de inventario Nota: Elaboración propia Situación Inicial Situación de Mejora Control de Inventario de Material Publicitario *El stock es facilitado por el Departamento de Logística. *No conocen que transacción del software SAP utilizar para poder obtener el stock. Se define las Transacciones del Software SAP: MB52 Reporte de Inventario MB5B Stock a fecha determinada ZFIR1216 Kardex por almacén Gestión del Inventario de Material Publicitario *La distribución del inventario a nivel nacional es controlado solo en cantidades, no conocen su valorización. *No cuenta con un indicador de rotación del inventario para evidenciar su antigüedad. Se realiza análisis de Índice de rotación de material publicitario para evidenciar su correcta rotación. El Departamento de Auditoría Interna ejecutara monitoreo trimestral para evidenciar el correcto control implementado. 77 Situación Inicial Figura 47 Reporte de control de Inventario elaborado por el Departamento de Marketing Nota: Reporte solo en cantidades Situación de Mejora Figura 48 Acuerdos con Gerencia de Marketing Nota: Puntos de mejora al control de inventario de material publicitario 78 Figura 49 Capacitacion sobre Gestion y Control de Inventarios Nota: Revisión de procedimientos de control de inventario de material publicitario Figura 50 Reporte de Índice de Rotación al cierre del año 2022 Nota: Se evidencia una disminución en el inventario sin rotación mayor a 12 meses 79 Figura 51 Transacción del Software SAP: FAGLB03 Saldos del Mayor Nota: Análisis del saldo de material publicitario al cierre del año 2022 Figura 52 Reporte del Área Marketing sobre control de Stock promocional Nota: Hasta la fecha, año 2023 el Departamento de Marketing aún sigue comunicando el control del Inventario de material promocional 80 Con el reporte que implemente en control del Inventario de material Publicitario se logró: • Disminución del saldo de material publicitario con lenta rotación que afecte a Ajinomoto del Perú S.A. • Capacitacion y asesoría al Departamento de Marketing para que efectué un adecuado control del inventario de material publicitario. 81 IV. DISCUSIÓN Y CONCLUSIONES 4.1. Discusión Al elaborar el desarrollo del presente trabajo sobre “LA AUDITORIA INTERNA Y LA GESTIÓN DE LA EMPRESA AJINOMOTO DEL PERU S.A.”, se identifica que los procedimientos dentro de la organización si bien están plasmados, estos no están siendo llevados conforme a las nuevas operaciones que realiza la empresa de acuerdo a su crecimiento anual, por ello la Auditoría Interna es fundamental dentro de la empresa porque permite revisar los diferentes procesos que se realizan y evalúa los riesgos que estos pueden generar y su impacto económico. Durante la ejecución de Auditorías Internas conformé al Plan Anual de Auditoría Interna se detectaron riesgos que se originaron por un inadecuado control interno en cada departamento auditado, la omisión en la ejecución de evaluaciones periódicas a los proveedores, el desconocimiento de los procedimientos e instructivos normados por Ajinomoto del Perú S.A. para el buen control, incumplimiento de contratos que protejan a la empresa ante situaciones adversas, no solicitar o archivar las cotizaciones por la adquisición de bienes, la ausencia de inventarios cíclicos, el uso de registros auxiliares como Excel considerados como fuente de información primaria, la carencia del registro de operaciones en el Software SAP que conlleva a un inadecuado control de la información contable, la insuficiencia elaboración de nuevos procedimientos que ayuden a estandarizar procesos comunes. 82 A través del informe preciso las deficiencias que existían en la empresa y los cambios que se generaron a través de los aportes brindados, los cuales lograron beneficios para un adecuado control interno. a. Menciono en el primer aporte, la implementación del procedimiento para la Gestión y Control de Inventarios en las áreas de producción, donde se identificó que la ejecución del inventario físico, los registros de inventarios físicos, los reportes de stock y las correcciones de las diferencias de inventarios no estaban establecidas para todos los departamentos de producción. Con el procedimiento implementado logre establecer un único proceso que estandarizo el control de los inventarios y el registro oportuno de las diferencias de inventarios en el Software SAP, de acuerdo a los principios contables. b. El segundo aporte es referente a la implementación de un control a las Cuentas por Cobrar, donde se identificó que el Área de Finanzas revisaba los principales canales de ventas y clientes, enfocándose en su estado, al estar vencido se realizaba las gestiones para su cobro, no efectuando análisis sobre el antiguamiento de la deuda. Con el reporte implementado logre identificar la existencia de saldos pequeños que sumados de manera total conformaban un valor importante que debía gestionarse de manera oportuna, los cuales no deberían ser excluidos de la revisión general de cuentas por cobrar, con el objetivo de evitar tener deudas incobrables. 83 c. En lo referido al tercer aporte implemente un reporte de índice de rotación del inventario de material publicitario por cantidad y valorizado, identificando la existencia de artículos que tenían lenta rotación, en algunos casos no registraban movimiento de inventario hace más de 365 días. Esta información fue revisada con el Departamento de Marketing, teniendo como propósito un adecuado control del inventario a nivel nacional. 4.1. Conclusión a. El procedimiento de control de inventarios en las plantas de producción de Ajinomoto del Perú S.A. es importante porque brindo a la empresa lineamientos y metodología estándar para un adecuado control sobre el uso de los registros y transacciones del software SAP, identificando y registrando de manera oportuna las diferencias de inventario y manteniendo un adecuado control y segregación de funciones. b. La Auditoría Interna en la revisión a las cuentas por cobrar repercute en el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales de la empresa a través de recolección de datos que permitieron identificar deficiencias y omisiones que el Departamento de Finanzas estaba cometiendo debido a un inadecuado control, específicamente 84 en un grupo de clientes que mantenían saldos por cobrar menores respecto al volumen de los principales clientes, mejorando la cobranza atrasada y manteniendo un adecuado control. c. La elaboración del reporte de índice de rotación de material publicitario permitió elaborar un control actualizado para determinar la demanda real de stock requerido, evitar compras innecesarias, realizar capacitaciones al personal encargado con el objetivo de reducir el inventario en beneficio de Ajinomoto del Perú S.A. 85 V. RECOMENDACIONES a. Se recomienda a las Gerencias de Producción 1, 2 y 3 mantener el cumplimento de los procedimientos de control de inventario, seguir con el registro de diferencias ubicadas en el software SAP, en las transacciones de ajuste de inventario, las cuales brindan un adecuado control interno. b. Se recomienda a la Gerencia de Contabilidad y Finanzas que se mantengan las revisiones de cuentas por cobrar por antiguamiento y que el control mensual sea general, no solo especifico a los principales canales de ventas. c. Se recomienda a la Gerencia de Marketing que mantenga el control establecido con las transacciones del Software SAP que permitieron identificar el stock con lenta rotación, además que se continue con la capacitación al personal nuevo que ingrese a laboral para que pueda cumplir con sus funciones de manera específica y sin dificultades. 86 VI. BIBLIOGRAFIA Ajinomoto. (s.f.). Obtenido de https://www.ajinomoto.com.pe/ Ajinomoto. (s.f.). Obtenido de https://www.ajinomoto.com/es Arispe, I. (2018). Análisis y Sistematización de un modelo estándar de procedimientos de Auditoría Interna (MEPAI), para entidades públicas [Tesis de pregrado, Universidad Mayor San Andres]. La Paz, Bolivia. Obtenido de https://repositorio.umsa.bo/bitstream/handle/123456789/24082/PT- 230.pdf?sequence=1&isAllowed=y Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero ASFI (2018). Definición de Glosario de términos económico financiero. 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