Automatización de un sistema de adquisición, registro de datos para el control patrimonial de las entidades del estado 2023

Abstract

Uno de los desafíos más relevantes de la gestión pública radica en la eficiente y regular administración del patrimonio público, por ello es obligación de las administraciones públicas realizar inventarios de bienes [1]. La forma más común para recopilar datos en las entidades del estado para un inventario, es mediante el uso de formatos en papel [2]. Al no contar con un software para la inscripción de estos bienes, el registro se realiza de manera manual en un cuaderno para luego inscribirlo en un Excel, permitiendo la duplicidad y pérdida de información de los bienes ingresantes [3]. El Departamento de Administración de Control Patrimonial no es ajena a estos problemas, debido que en las entidades del estado no existe una herramienta especializada que facilite el inventariado, lo cual puede a conllevar a un ineficiente manejo del sistema para el dominio y control de bienes patrimoniales, así como la verificación del estado en el que se encuentran de forma física [4]. El manejo inadecuado de los inventarios y de almacén, al igual que la adquisición de productos en el momento y cantidad incorrectos, incurren siempre en el aumento de costos debido al creciente volumen de productos por almacenar, y por ende, el espacio ocupado [5]. Además, como hay tantos artículos que inventariar, el trabajo manual es más complejo lo que puede provocar errores humanos y dificultad al hacer un seguimiento [6]. La gestión de inventarios de la organización involucra decisiones que incluyen gestión de financiamiento, promoción, abastecimiento y adquisición. Todos ellos tienen un alto riesgo y tienen un impacto directo en el marco financiero [7]. Con el desarrollo de un sistema de gestión de inventarios especializado, se ha notado en diferentes investigaciones que los niveles de entrega de reportes generan una positiva toma de decisiones, en el que se cuenta con datos confiables, accesibles, compactos y estructurados [8]. En la actualidad se han desarrollado distintas herramientas tecnológicas que buscan controlar de forma eficaz los inventarios a fin de permitir un ahorro, invirtiendo solo en lo necesario para disminuir costos y espacios de almacenamiento [9]. Entre estas herramientas tecnológicas se encuentran los sistemas de adquisición de datos, en el desarrollo de un sistema , la mayoría de las veces, los componentes principales que se utilizan son casi los mismos para cada sistema de adquisición, registro de datos, solo varían en los usos y el diseño [10]. Utilizando teléfonos inteligentes combinados con un sistema de adquisición, registro de datos personalizada, las personas encargadas de hacer el inventario podrán registrar instantáneamente la información obtenida de los formatos físicos [11]. Por ello en esta investigación se aplica el uso de los sistemas de adquisición de datos [12], el sistema permite al personal del control de bienes patrimoniales lograr la gestión de inventario y la consulta de información a través de terminales móviles en cualquier lugar de la entidad en lugar de utilizar una PC fija [13]. Después de recopilar la información de almacenamiento y recuperación del producto a través de la aplicación, estos datos se registran en la nube.