Proceso de mejora en el reembolso de gastos y rendición de cuentas en una empresa de servicios logísticos

Abstract

El presente trabajo de suficiencia profesional es denominado “Proceso de Mejora en el Reembolso de Gastos y Rendición de Cuentas en una Empresa de Servicios Logísticos” que tiene por objetivo enlistar las técnicas contables que han permitido agilizar los tiempos de presentación de la documentación sustentadora de los reembolsos y las rendiciones comprendidos en este proceso. Este informe resulta importante para los negocios que tengan el mismo procedimiento y sepan que independientemente de su tamaño o rubro pueden mejorarla. Esta empresa del sector logístico tiene presencia a nivel internacional, fue fundada en Norteamérica y actualmente es filial de una empresa alemana. Es considerada una de las mejores en su rubro porque además de especializarse en logística, también se enfoca en sus trabajadores, en el ambiente y en la sociedad, asume este compromiso como parte de la estrategia del Grupo, plantea mantener el éxito del negocio concatenando la responsabilidad social y el uso de herramientas digitales, reafirmando su certificación Great Place To Work que la avala como un gran lugar para trabajar. En un inicio mi labor fue de apoyo en la división de cuentas por pagar bajo el cargo de empleado de cuentas por pagar y luego me asignaron como asistente de contabilidad para soporte de la contadora general, en ambas funciones se logró el cumplimiento de los resultados esperados, pero con el volumen de información el tiempo de entrega no fue el idóneo. Por ello como aportes expongo que dentro de la función operativa de contabilidad puede contemplarse el uso de plataformas y técnicas contables que automaticen acciones y permitan cambios colaborativos para facilitar tareas evitando errores de información, así presento mejoras planteadas en las actividades a mi cargo a fin de reducir las observaciones previas al reembolso y rendición de cuentas, lográndose el propósito de tener un mayor control del proceso. Los beneficios narrados en este informe son la creación de una biblioteca digital para el almacenamiento y conservación de la información sustentadora de los procesos de reembolso de gasto y rendición de cuentas, la celeridad de las aprobaciones, además de mantener informados a los trabajadores que generan el gasto por cada cambio de estado de su presentación, igualmente los archivos de resumen de gasto cuentan con guías que facilitan el llenado del Excel con la información mínima requerida y el proceso fluido de la regularización resulta favorable al trabajador y para la empresa, por otra parte se ha logrado elaborar un reporte paralelo para controlar el gasto acumulado del año por área, por trabajador y por concepto. Para fortalecer nuestro aporte, se concluye que actualmente los formatos en papel son deficientes, que los formatos de resumen deben brindar la orientación necesaria para que se complete correctamente desde el primer momento y que un análisis detallado ayuda a una mejor revisión de la información para posterior toma de decisiones.